0353 81 33 88 info@vplace.vn

6 lưu ý khi tổ chức sự kiện trên 200 khách mời

Đăng bởi Bánh mì

Mỗi loại hình sự kiện mang tính chất khác nhau, nhưng với một người làm tổ chức sự kiện thì thành công lớn nhất là tổ chức sự kiện với số lượng người lớn, quy mô tổ chức rộng đem lại được nhiều ấn tượng cho khách mời. Vậy để tổ chức sự kiện với quy mô hơn 200 khách mời bạn cần lưu ý điều gì, dưới đây là một số lưu ý Vplace note giúp bạn nắm được rõ hơn nhé

  1. Không gian là yếu tố quan trọng

Số lượng khách mời hội nghị là điều tất yếu quý công ty cần xác định ngay từ đầu. Xác định số lượng và đối tượng khách mời sẽ tạo điều kiện lựa chọn phòng hội nghị tốt nhất. Phòng hội trường trên 200 khách phải đảm bảo đủ diện tích di chuyển, khoảng cách lối đi hợp lý, không quá hẹp mà cũng không quá rộng.

Nếu không gian quá chật chội, khách mời sẽ cảm thấy bí bách, khó chịu. Nhất là khi phải ngồi “bó gối” trong thời gian quá dài. Ngược lại, nếu không gian quá lớn sẽ ảnh hưởng đến sự tập trung của người nghe. Không đem lại hiệu quả cao cho hội nghị.

  1. Địa điểm tổ chức sự kiện

Bên cạnh số lượng khách mời, địa điểm tổ chức sự kiện cũng là một yếu tố cần lưu ý. Với đối tượng khách mời là trung niên, lớn tuổi địa điểm tổ chức nên là các trung tâm tổ chức sự kiện sang trọng và lịch sự.

Trong khi đó, các không gian ngoài trời thoáng đãng có thể là lựa chọn tốt hơn cho người trẻ tuổi. Những đối tượng càng có chức vụ, tầm quan trọng cao thì địa điểm tổ chức cũng vì thế mà nâng tầm đẳng cấp hơn thành khách sạn 5* hay resort đẳng cấp quốc tế.

  1. Thời gian tổ chức sự kiện

Đối với người trẻ, học sinh sinh viên, thời gian tổ chức sự kiện nên là cuối tuần. Khi mà khách hàng có ngày nghỉ học, nghỉ làm và thời gian rảnh rỗi. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý đặt địa điểm trước. Và có những phương án dự phòng trong trường hợp địa điểm đó đã kín chỗ do quá tải cuối tuần.

Một hội nghị quan trọng thì thời gian chuẩn bị có thể kéo dài vài tháng. Điều này đặt ra yêu cầu hội trường phải đảm bảo trống trong khoảng thời gian đó, không có bất kỳ sai sót nào xảy ra trong quá trình diễn ra sự kiện.

  1. Trang thiết bị phục vụ sự kiện quy mô trên 200 khách mời

Chuẩn bị tổ chức sự kiện không chỉ dừng lại ở khâu đặt được phòng đúng thời gian. Mà còn ở chu trình lên trang thiết bị cần thiết.

Một số trung tâm tổ chức sự kiện đã có đầy đủ các hạng mục như sân khấu, hệ thống âm thanh – ánh sáng. Nhưng để bảo đảm hội nghị diễn ra suôn sẻ, những hạng mục này cần được kiểm tra chất lượng. Thử nghiệm demo trước khi đưa vào vận hành.

Một số hội nghị có nhu cầu sử dụng có hạng mục đặc biệt như mic di động, mic để bàn, tai nghe, phông chiếu,… thì cũng cần xác định số lượng, chuẩn bị và thi công lắp đặt trước.

  1. Hướng dẫn tổ chức hội nghị với chi phí dự toán

Phòng hội nghị tổ chức trong các trung tâm tổ chức sự kiện hay khách sạn thường có hai cách tính chi phí. Đó là theo đầu người hoặc theo sức chứa của phòng. Thông thường các khách sạn 4-5*, resort sẽ tính phí trên đầu người, giá sẽ bao gồm giải khát, đồ ăn nhẹ, bữa ăn chính,… Ở một số địa điểm chuyên cho thuê hội trường tổ chức sự kiện tùy vào chất lượng phục vụ, hội trường sức chứa trên 200 khách sẽ giao động trong khoảng trên dưới vài triệu đồng.

Thuê địa điểm tổ chức sự kiện ở đâu? 

Không chỉ mang đến cho quý khách hàng những chia sẻ về các tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mà chúng tôi còn mang tới cho bạn lựa chọn về địa điểm tổ chức ấn tượng.

Với hệ thống hội trường cho thuê tại nhiều địa điểm trên địa bàn thành phố Hà Nội. Cùng với các phòng hội trường đa dạng về sức chứa, linh hoạt trong mục đích sử dụng. VPLACE mang đến cho quý khách hàng giải pháp về địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp và tiết kiệm.

Hội trường có sức chứa từ 40 chỗ đến 300 ngồi mang đến sự lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ngoài mang đến cho khách hàng không gian hội tường hiện đại, trang trọng. Chúng tôi còn có đa dạng các dịch vụ đi kèm như dịch vụ teabreak, in ấn, quảng cáo,...Mang đến chất lượng dịch vụ đạt chuẩn sao cho khách hàng.

Mọi chi tiết thuê địa điểm tổ chức sự kiện xin liên hệ

Nếu qúy khách hàng đang có nhu cầu thuê hội trường để tổ chức các sự kiện tại Hà Nội. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí cũng như được báo giá chính xác nhất cho từng dịch vụ cho thuê hội trường. Sự hài lòng của khách hàng cũng chính là niềm hạnh phúc của chúng tôi.

Thông tin liên hệ: 

Tel:  0353 81 33 88

Email: info@vplace.vn

Trân trọng cảm ơn quý khách hàng đã tin tưởng hợp tác với chúng tôi trong suốt thời gian qua,  chúng tôi luôn giữ đúng lời cam kết mang đến cho khách hàng sự hài lòng ở chất lượng dịch vụ cao với chi phí thấp nhất.

Tin khác:

- Khóa học Kỹ thuật quyết toán thuế tại hội trường Vplace

- CHO THUÊ HỘI TRƯỜNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Ở HÀ NỘI CHỖ NÀO UY TÍN?

19 lượt xem, Like và chia sẻ nếu thấy thích nhé !!

Có 0 Bình Luận Đánh giá

Chọn đánh giá của bạn
Tin gần đây



CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VIỆT NAM

LIÊN HỆ VỚI CHÚNG TÔI

Địa chỉ 1: Tầng 3, Tòa nhà 25T2 - N05, KĐT Trung Hòa Nhân Chính, Nguyễn Thị Thập, Cầu Giấy, HN


Địa chỉ 2: Tầng 4, Tòa nhà 29T2 - N05, KĐT Trung Hòa Nhân Chính, Hoàng Đạo Thúy, Cầu Giấy, HN


Địa chỉ 3: 84 Duy Tân, Cầu Giấy, HN


Địa chỉ 4: 235 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, HN


Tel:  0353 81 33 88


Email: info@vplace.vn

FANPAGE FACEBOOK