0353 81 33 88 info@vplace.vn

LƯU Ý KHI THUÊ ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC HỘI THẢO, HỘI NGHỊ

Đăng bởi Thức

Thuê địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị hay sự kiện không đơn giản chỉ là việc bạn chỉ ngồi xem một danh sách các nhà cung cấp dịch vụ. Rồi sau đó lựa chọn một địa điểm mà mình cảm thấy phù hợp nhất và liên hệ đặt ngay. Việc bạn nên làm là đến tận nơi để khảo sát, làm việc trực tiếp với đơn vị cho thuê hội trường. Và quan trọng nhất đừng quên những lưu ý dưới đây mà VPLACE chỉ ra để có thể thuê được một địa điểm tại Hà Nội ưng ý.

Thuê Địa Điểm Có Không Gian Phù Hợp Với Tính Chất Sự Kiện

Một địa điểm có không gian phù hợp với tính chất của buổi hội thảo, hội nghị hay sự kiện sẽ góp phần không nhỏ tạo nên thành công của sự kiện đó. Chẳng hạn, thuê địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng, lễ ra mắt sản phẩm mới cần có không gian sang trọng, hiện đại nhằm thể hiện được sự uy tín và vị thế của doanh nghiệp. 

Bên cạnh đó, một số yết tố quan trọng bạn không thể bỏ qua đó là không gian địa điểm thuê tổ chức hội thảo, hội nghị cần có đủ sức chưa với lượng người tham gia sự kiện và cả các hoạt động diễn ra trong sự kiện đó. Không nên thuê một địa điểm có không gian quá nhỏ so với quy mô dự kiến ban đầu. Dù bạn cho rằng số lượng khách mời tham dự sẽ không đủ như trong danh sách.

Cơ Sở Vật Chất Phải Đáp Ứng Được Yêu Cầu

Khi thuê địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị hay sự kiện, cần lưu ý đến cơ sở vật chất của địa điểm đó có đáp ứng được các yêu cầu của sự kiện hay không.

- Có sân khấu hoặc khu vực lắp đặt sân khấu hay không

- Thiết bị âm thanh, ánh sáng đầy đủ, đáp ứng công suất đạt tiêu chuẩn

- Tình trạng phòng ra sao?

- Mức độ cách âm, điều chỉnh ánh sáng như thế nào?

- Tính linh hoạt khi sắp xếp lại đồ vật, bàn ghế theo ý muốn,...

Chất Lượng Dịch Vụ Chuyên Nghiệp

Các tiêu chí đánh giá một chất lượng dịch vụ của một địa điểm có thể dựa trên:

- Thái độ phục vụ của nhân viên

- Chất lượng thức ăn, đồ uống

- Khả năng giải quyết và xử lý các sự cố phát sinh

- Các cam kết của bên cung cấp cho thuê địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị

Tất cả những yếu tố trên đều có thể tác động trực tiếp đến ấn tượng cũng như cảm xúc của khách mời đến tham dự. Chính vì vậy, bạn nên quan sát cũng như trao đổi thật rõ với các nhà cung cấp địa điểm trong quá trình làm việc giữa 2 bên.

Nên Thuê Địa Điểm Tổ Chức Hội Thảo, Sự Kiện Có Nhiều Tiện Ích Đa Dạng

Một địa điểm tích hợp sẵn các tiện ích đa dạng sẽ giúp cho bạn tiết kiệm được công sức, thời gian và chi phí thay vì phải liên hệ và quản lý nhiều nhà cung cấp cùng lúc.

Ví dụ khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện hội thảo, nên chọn một địa điểm có sẵn hệ thống thiết bị hội họp, wifi tốc độ cao, cung cấp teabreak. Hay các dịch vụ văn phòng như phòng doanh nhân, dịch vụ photocopy, dịch thuật,.. 

Địa Điểm Tổ Chức Hội Thảo, Sự Kiện Cần Đảm Bảo Yếu Tố An Ninh, An Toàn

Để hạn chế rủi ro không đánh có về con người và tài sản. Trước khi quyết định thuê địa điểm tổ chức hội thảo, sự kiện nào đó, bạn cần lưu ý đến vấn về an ninh, an toàn của địa điểm.

- Có đội ngũ bảo vệ túc trực 24/24 hay không?

- Có bãi đỗ xe và có nhân viên trong giữ xe hay không?

- Các thiết bị phòng cháy chữa cháy, camera an ninh có được trang bị đầy đủ, đang trong tình trạng hoạt động tốt?

- Các lối thoát hiểm, tình trạng hoạt động của thang máy có đảm bảo nếu sự cố bất ngờ xảy ra?

Đặc biệt ưu tiên các địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị, sự kiện gần trung tâm thành phố. Gần các bệnh viện, trung tâm y tế,...

Ưu Tiên Những Địa Điểm Có Vị Trí Thuận Tiện, Dễ Tìm Kiếm

Những địa điểm có vị trí đẹp, dễ tìm kiếm là một trong những yếu tố giúp tăng số lượng người đến tham dự sự kiện, hội thảo của bạn. Theo kinh nghiệm từ VPLACE, bạn nên lựa chọn một địa điểm tại trung tâm của thành phố.

Tránh những tuyến đường đông đúc, hay kẹt xe gây tắc đường hoặc những địa điểm nằm sâu trong các con phố nhỏ gây khó khăn trong việc tìm kiếm. Nếu bắt buộc phải lựa chọn một địa điểm tổ chức ở xa, bạn nên có bản đồ hướng dẫn cụ thể về cung đường di chuyên thuận tiện nhất để gửi đến khách mời tham dự.

Chi Phí Thuê Địa Điểm Tổ Chức Hội Thảo, Sự Kiện Hợp Lý

Mỗi một địa điểm sẽ có một mức giá khác nhau, bạn nên dựa vào ngân sách của mình để lựa chọn một địa điểm phù hợp. Ngoài mức giá thuê hội trường, phòng họp là khản chi phí dễ dàng so sánh. Cần lưu ý đến các dịch vụ đi kèm khác như chi phí đồ ăn, thức uống, phí phục vụ, phí trông xe.

Đặc biệt cần trao đổi rõ về các khoản chi phí trả thêm khi mang đồ dùng từ bên ngoài vào hay phí đền bù khi làm vỡ, hỏng đồ dùng, thiết bị - đây đều là những khoản ít người để ý tới.

Khi làm việc với nhà cung cấp địa điểm và dịch vụ, bạn đừng quên hỏi họ về chính sách giảm giá, khuyến mãi đang áp dụng. Có những địa điểm sẽ áp dụng chính sách khuyến mãi nhất định với từng khách hàng tùy theo số lượng dịch vụ họ sử dụng hoặc quy mô người tham dự sự kiện, hội thảo, hội nghị. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được một khoản ch phí để trang trải cho những hạng mục khác của sự kiện.

Cuối cùng là đừng quá dựa vào bảng giá để đưa ra quyết định. Hãy biết cân nhắc giữa 2 yếu tố chất lượng và giá cả. Đôi khi một địa điểm có chi phí cho thuê rẻ nhưng chất lượng không đáng đồng tiền bát gạo lại còn có thể gây ra những sự cố ngoài ý muốn trong sự kiện, hội thảo hay hội nghị của bạn.

Nếu doanh nghiệp hay đơn vị của bạn đang băn khoăn chưa lựa chọn được một địa điểm phù hợp để tổ chức. Hãy đến với hội trường VPLACE, chắc chắn rằng bạn sẽ cảm thấy hài lòng sau khi sử dụng dịch vụ của VPLACE. Với hệ thống hội trường hiện đại, nhân viên chuyên nghiệp, VPLACE sẽ cung cấp những dịch vụ chuyên nghiệp nhất đến khách hàng. VPLACE rất hân hạnh được đồng hành với doanh nghiệp của bạn trong những buổi hội thảo, hội nghị, đào tạo.

Mọi chi tiết thuê phòng xin liên hệ

CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VIỆT NAM

Địa chỉ : Tầng 3, Tòa nhà 25T2 - N05, KĐT Trung Hòa Nhân Chính, Nguyễn Thị Thập, Cầu Giấy, HN

Tel:  0353 81 33 88

Email: info@vplace.vn

 

Tin khác:

- Cách trang trí hội trường hội nghị 

24 lượt xem, Like và chia sẻ nếu thấy thích nhé !!

Có 0 Bình Luận Đánh giá

Chọn đánh giá của bạn
Tin gần đây



CÔNG TY CP ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VIỆT NAM

LIÊN HỆ VỚI CHÚNG TÔI

Địa chỉ 1: Tầng 3, Tòa nhà 25T2 - N05, KĐT Trung Hòa Nhân Chính, Nguyễn Thị Thập, Cầu Giấy, HN


Địa chỉ 2: Tầng 4, Tòa nhà 29T2 - N05, KĐT Trung Hòa Nhân Chính, Hoàng Đạo Thúy, Cầu Giấy, HN


Địa chỉ 3: 84 Duy Tân, Cầu Giấy, HN


Địa chỉ 4: 235 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, HN


Tel:  0353 81 33 88


Email: info@vplace.vn

FANPAGE FACEBOOK