Chi phí thuê phòng hội thảo là yếu tố quan trọng, quyết định về việc đưa ra ý tưởng, nội dung, quy mô và sự thành công của sự kiện. Vì vậy để giúp doanh nghiệp biết cách hoạch định và kiểm soát chi phí thuê phòng hội thảo, hội trường tổ chức sự kiện quan trọng… VPlace xin hướng dẫn cách kiểm soát dưới đây:

Lập dự toán chi phí thuê phòng hội thảo cho sự kiện sắp diễn ra

Dự toán chi phí có thể hiểu là một tài liệu được thống kê tất cả các khoản chi phí cần thiết phục vụ cho sự kiện đó. Dự vào hoạch định chi phí có thể dễ dàng lên kế hoạch và quản lý sự kiện một cách trơn tru và hiệu quả nhất. Đây cũng là một cách phân bổ các khoản chi phí một cách đầy đủ, giúp bạn có cái nhìn tổng quát và kiểm soát ngân sách một cách tốt nhất.

Nhiều công ty, doanh nghiệp hoặc cá nhân còn dựa vào chính bản lập dự toán này để cấp ngân sách cho sự kiện. Vì vậy bạn cần phải lưu ý xây dựng dự toán chi phí phù hợp với tình hình thực tế một cách cụ thể.

Những chi phí chính thuê phòng hội thảo cần có trong bản dự toán 

Tùy thuộc vào kế hoạch chi tiết của buổi hội thảo, sự kiện từ doanh nghiệp mà sẽ có bản dự toán chi phí khác nhau, tuy nhiên tốt nhất bạn nên liệt kê tất cả các mục chi phí cần dùng để chủ động được.

Thông thường khi thuê phòng hội thảo cần có một số khoản chi phí chính như sau:

• Chi phí thuê địa điểm (có thể là hội trường, phòng họp, phòng hội thảo với quy mô số lượng người tham dự khác nhau…).
• Chi phí dựng sân khấu (thuê thảm trải, chi phí thuê sân khấu, chi phí lắp đặt…).
• Chi phí thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng.
• Chi phí đãi tiệc (Tiệc teabreak, buffet…).
• Chi phí in ấn (background, standee, backdrop, tài liệu, thiệp mời…).
• Chi phí trang trí sự kiện.
• Chi phí truyền thông (nếu có).

Ngoài ra sẽ có thêm một số chi phí khác như:

• Chi phí di chuyển (thuê xe cộ, chi phí trông giữ xe).
• Chi phí quà tặng dành cho người tham gia.
• Chi phí quay phim, chụp ảnh.
• Chi phí cho các hoạt động âm nhạc, trình diễn nghệ thuật.

Thiết lập khoản phí thuê phòng hội thảo dự phòng 

Ngoài những chi phí cơ bản gợi ý bên trên, các khoản chi phí dự phòng cũng cần phải được checklist một cách rõ ràng, cụ thể. Bạn không thể chắc chắn rằng, sự kiện của bạn diễn ra đảm bảo 100% không có sự cố đột xuất. Vì vậy để phòng các tình huống bất ngờ xảy ra, bạn nên thêm phần chi phí dự phòng trong bản kế hoạch. Thông thường chi phí dự phòng sẽ chiếm khoảng 10-15% trên tổng ngân sách được cấp.

Tổng kết tất cả các chi phí dự kiến thuê phòng hội thảo

Sau khi bản dự toán ngân sách và chi phí dự phòng đã hoàn thành, bạn phải rà soát và tổng hợp lại một lần nữa xem như vậy đã cân đối và hợp lý với nội dung chương trình hay chưa. Nếu hạng mục chi phí đang chiếm tỉ lệ cao hoặc thấp bạn cần phải điều chỉnh lại. Để không mất quá nhiều thời gian trong việc lên ngân sách này, hãy liên hệ với các bên cung cấp dịch vụ cho thuê phòng hội thảo, hội trường để được tư vấn. Hầu hết các đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp sẽ giúp bạn đưa ra mức chi phí tối ưu nhất mà chương trình tổ chức vẫn đạt được hiệu quả như mong muốn.

Phương án quản lý và hạn chế thất thoát chi phí thuê phòng hội thảo tổ chức sự kiện

Trong tổ chức sự kiện, nhất là với những sự kiện mang tính quy mô lớn, số lượng người tham dự đông thì việc mua đồ quá nhiều gây nên tổn thất lớn về chi phí cho doanh nghiệp, điều này thật lãng phí. Vì vậy cách để bạn tối ưu là nên mua mỗi thứ một chút, nhìn thì cảm thấy ít nhưng nếu tổng kết lại nó sẽ khiến bạn bất ngờ.

Với các tiệc teabreak hoặc buffet bạn nên đặt phần ăn nhỏ hơn 10% so với phần ăn đặc biệt nếu thành phần tham dự chủ yếu là nữ. Chỉ cần một vài khách hàng không ăn hoặc sử dụng ít có thể gây nên lãng phí.

Hạn chế thất thoát chi phí thuê phòng hội thảo một cách tối đa

Tất cả khoản thu chi có phát sinh đều phải được ghi chép và quản lý chặt chẽ. Điều này sẽ giúp bạn hạch toán với doanh nghiệp một cách dễ dàng và kiểm soát chi phí không bị vượt ngân sách, tránh thất thoát một cách tối ưu.

Tiết kiệm chi phí thuê phòng hội thảo bằng cách

Tổ chức sự kiện trái mùa cao điểm: Các mùa sự kiện thông thường sẽ diễn ra từ tháng 11 đến hết tháng 3 năm sau. Đây là thời điểm khá hot để các doanh nghiệp, đơn vị tổ chức tổng kết năm, tri ân khách hàng, tiệc tất niên… Vì vậy chi phí và dịch vụ đi kèm sẽ đắt hơn sự kiện trái mùa và có thể bạn cũng khó đặt phòng. Nếu doanh nghiệp bạn đã có kế hoạch và định hướng cho sự kiện, bạn có thể chủ động đề xuất phương án này để tối ưu chi phí.

Tổ chức sự kiện vào các ngày trong tuần: Cuối tuần đa phần các doanh nghiệp, công ty sẽ tổ chức sự kiện nhiều hơn, nên bên cung cấp dịch vụ gần như full phòng. Vì vậy để tiết kiệm chi phí, bạn có thể cân nhắc thuê phòng trong tuần để giá được ưu đãi hơn và cũng phù hợp những chương trình mang tính đào tạo, kinh doanh.

Tổ chức sự kiện vào lúc có dịch vụ ưu đãi: Nếu bạn đã có kế hoạch tổ chức sự kiện trước đấy hàng tháng có thể sử dụng ngay phương án này. Thường xuyên theo dõi website, fanpage của các bên cung cấp dịch vụ để xem họ có các chương trình ưu đãi trong tháng và đặt lịch.

của các dịch vụ sự kiện mà bạn muốn sử dụng. Đặc biệt là dịch vụ của các nhà hàng trung tâm hội nghị, thông thường họ sẽ có những gói ưu đãi đặc biệt giúp bạn tiết kiệm chi phí.

Lời kết: Tại VPlace, chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê hội trường với chi phí thuê phòng hội thảo, tổ chức sự kiện, hội nghị, đào tạo một cách chuyên nghiệp và bài bản nhất. Ngoài mức giá chi phí vô cùng hợp lý chỉ từ 399K/phòng/giờ VPlace còn có các chương trình ưu đãi dành riêng cho khách hàng thân thiết luôn đồng hành và sử dụng dịch vụ của chúng tôi. Nếu cần một địa điểm đáp ứng đầy đủ mọi tiêu chí cho một sự kiện chất lượng và kiểm soát chi phí tốt nhất, hãy liên hệ VPlace ngay, chúng tôi sẽ giúp bạn.

📌 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VIỆT NAM

🏠 Địa chỉ giao dịch: Tầng 3, tòa nhà 25T2 – N05, đường Hoàng Đạo Thúy, P.Trung Hòa, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội.

Trụ sở chính: Số 50, ngõ 126 đường Khuất Duy Tiến, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội

• 📞 Hotline trực 24/24: 0981 80 80 29 – 0353 81 33 88 – 0912 52 76 31
• ✉ Email: Vplace.vn@gmail.com
• 🌐 Website: https://vplace.vn/
• 📌 Mạng xã hội của Vplace
• 👉 Facebook: https://www.facebook.com/vplace.pg
• 👉 Twitter: https://twitter.com/hoitruongvplace
• 👉 Instagram: https://www.instagram.com/vplace.vn/
• 👉 Pinterest: https://www.pinterest.com/vnvplace/
• 👉Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCWALKGG-I_sBla2E0X1pKKw
• 👉 Linkedin: https://www.linkedin.com/today/author/hoi-truong-vplace/