Hội thảo chuyên đề – nơi doanh nghiệp chia sẻ kiến thức, truyền cảm hứng và tạo dấu ấn thương hiệu sâu sắc. Nhưng để sự kiện đó không “fail” ngay từ bước chọn địa điểm thuê phòng hội thảo, bạn cần những bí quyết vàng óng ánh dưới đây:

Xác định mục tiêu và quy mô thuê phòng hội thảo rõ ràng

Hội thảo chuyên đề không phải họp nội bộ nên không gian cần chuẩn chỉnh và truyền cảm hứng. Hãy trả lời 3 câu hỏi cơ bản:

• Ai là đối tượng tham dự? (nội bộ, đối tác, công chúng…)
• Số lượng khách mời bao nhiêu?
• Mục tiêu là đào tạo, PR, ra mắt sản phẩm hay chia sẻ kiến thức chuyên môn?

Ví dụ: Tổ chức hội thảo chuyên đề về chuyển đổi số cho 150 doanh nghiệp SME thì nên chọn hội trường có sức chứa từ 150–200 người, có hệ thống trình chiếu hiện đại và đường truyền internet mạnh để đảm bảo trải nghiệm.

Chọn đúng địa điểm – “vị trí vàng, giá không quá chát”

Một phòng hội thảo chuẩn không chỉ cần đẹp, mà còn phải:

• Giao thông thuận tiện, có chỗ để xe
• Gần trung tâm hoặc khu vực dễ tìm, có thể chia sẻ link map chính xác
• Không gian yên tĩnh, cách âm tốt, không bị ảnh hưởng bởi… tiếng còi xe hay loa kẹo kéo

Gợi ý: Tại Hà Nội, bạn có thể tham khảo các địa điểm như Vplace, nơi có nhiều phòng họp, hội thảo từ 20 đến 500 khách, decor hiện đại, hỗ trợ tận răng các dịch vụ đi kèm.

Trang thiết bị hỗ trợ là điều “sống còn”

Hội thảo mà thiếu mic, loa rè, máy chiếu mờ thì mất điểm toàn tập!

Check ngay:

• Máy chiếu, màn hình LED hoặc tivi lớn?
• Hệ thống âm thanh rõ nét, không hú micro?
• Bảng flipchart, bút viết, điều khiển trình chiếu?
• Điều hòa mát mẻ, wifi mạnh mẽ?

Nhiều nơi cho thuê trọn gói, bạn không cần lo chuyện “mang vác lỉnh kỉnh”.

Dịch vụ đi kèm – tưởng phụ mà siêu quan trọng

Tham dự hội thảo 2–3 tiếng mà không có trà nước, bánh trái… thì dễ khiến khách “mỏi mồm mà đói bụng”.

Gợi ý:

• Setup tiệc mặn hoặc teabreak với bánh ngọt, trái cây, cà phê
• Nhân sự đón tiếp, chỉ dẫn, hỗ trợ kỹ thuật cũng cần được cân nhắc

Tại một số địa điểm như Vplace, bạn có thể book luôn gói hội thảo trọn gói, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chuyên nghiệp.

Đặt sớm – deal giá tốt và tránh “cháy phòng”

Nhất là vào mùa cao điểm (tháng 3–4, 8–12), nhiều doanh nghiệp tổ chức hội thảo, đào tạo, hội nghị… nên bạn cần:

• Đặt lịch sớm ít nhất 2–4 tuần
• Yêu cầu báo giá rõ ràng, có hợp đồng đầy đủ
• Đừng ngại hỏi về các ưu đãi như: miễn phí giờ setup, giảm giá khi thuê nhiều lần, ưu đãi khi dùng kèm dịch vụ khác

Checklist nhanh khi thuê phòng hội thảo chuyên đề:

•  Vị trí dễ tìm, tiện đi lại
•  Không gian phù hợp quy mô
•  Trang thiết bị đầy đủ, hiện đại
•  Dịch vụ teabreak/nhân sự hỗ trợ
•  Chi phí hợp lý, hợp đồng rõ ràng

Lời kết: Thuê phòng hội thảo – không chỉ là tìm một cái “phòng” mà là tìm một không gian để doanh nghiệp của bạn tỏa sáng, truyền tải thông điệp, tạo kết nối và tạo dựng uy tín. Vì vậy, hãy chọn đơn vị có kinh nghiệm tổ chức sự kiện, có tâm và có tầm, để mỗi hội thảo chuyên đề không chỉ thành công… mà còn để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng người tham dự.

📌 VPLACE – Cho thuê hội trường trọn gói

🏠 Địa điểm chính cho thuê hội trường VPlace: 

🌟 Tầng 3&4, tòa nhà 25T2_N05, đường Nguyễn Thị Thập, P Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội

🌟 Tầng 3, tòa nhà 29T2_N05, đường Hoàng Đạo Thúy, P Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội

🌟 Tầng 11, tòa nhà VG, ngõ 235 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

… Và các hội trường tại Quận trung tâm TP. Hà Nội: Thanh Xuân, Hà Đông, Đống Đa, Ba Đình, Hoàng Mai.

📞  Hotline trực 24/24: 035.381.3388 – 0986.301.063 – 0902.242.996 – 0912.527.631 

✉ Email: Vplace.vn@gmail.com

🌐 Website: https://vplace.vn/

📌 Mạng xã hội của Vplace

👉 Facebook: https://www.facebook.com/vplace.pg

👉 Twitter: https://twitter.com/hoitruongvplace

👉 Instagram: https://www.instagram.com/vplace.vn/

👉 Pinterest: https://www.pinterest.com/vnvplace/

👉Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCWALKGG-I_sBla2E0X1pKKw

👉 Linkedin: https://www.linkedin.com/today/author/hoi-truong-vplace/