Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, họp báo tuy là hình thức sự kiện có thời lượng ngắn, quy mô gọn nhưng lại đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chuyên nghiệp không kém bất kỳ chương trình lớn nào. Đặc biệt, với các buổi họp báo quy mô nhỏ, việc setup không gian đóng vai trò then chốt trong việc truyền tải thông điệp và hình ảnh thương hiệu một cách chỉn chu, hiệu quả. Dưới đây là những phân tích chuyên sâu về cách setup địa điểm tổ chức họp báo quy mô nhỏ mà bất kỳ đơn vị tổ chức nào cũng nên lưu ý.

 Lựa chọn địa điểm tổ chức họp báo phù hợp với quy mô

Với buổi họp báo quy mô nhỏ, số lượng khách mời thường dao động từ 20 – 80 người. Do đó, cần chọn hội trường hoặc không gian có diện tích vừa đủ để tạo cảm giác ấm cúng, dễ kết nối nhưng vẫn đảm bảo sự trang trọng cần có.

• Không gian kín, yên tĩnh: Ưu tiên những hội trường cách âm tốt, tránh bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn bên ngoài.
• Vị trí trung tâm, dễ tìm: Địa điểm thuận tiện di chuyển sẽ giúp tăng khả năng tham dự của khách mời và phóng viên.
• Kiến trúc linh hoạt: Có thể thay đổi cách bài trí ghế ngồi (theo hình chữ U, rạp hát, hay lớp học) để phù hợp với tính chất của sự kiện.

Setup sân khấu và backdrop chỉn chu

• Sân khấu họp báo không cần lớn nhưng phải rõ ràng, nổi bật và tập trung vào phần trình bày chính.
• Backdrop in ấn sắc nét: Là phông nền chính xuyên suốt buổi họp báo, nên thiết kế đơn giản, thể hiện logo, chủ đề sự kiện và có tính nhận diện cao.
• Bục phát biểu và bàn chủ tọa: Nên bố trí tối giản, gọn gàng nhưng trang trọng. Nếu có đối tác cùng tham gia họp báo, cần thể hiện đồng đều tên thương hiệu trên bàn chủ tọa và backdrop.
• Hệ thống micro – âm thanh – ánh sáng: Đảm bảo rõ ràng, dễ nghe, đủ sáng cho cả người trình bày lẫn ghi hình.

Khu vực dành cho báo chí và truyền thông

Dù quy mô nhỏ, họp báo vẫn cần có sự xuất hiện của giới báo chí – truyền thông. Vì thế:

• Bố trí khu vực tác nghiệp riêng: Ghế ngồi tiện lợi, bàn để laptop, ổ cắm điện, đường truyền internet ổn định (wifi tốc độ cao hoặc dây LAN).
• Camera, máy ảnh dễ dàng ghi hình: Không gian cần đủ thoáng để phóng viên dễ thao tác máy móc.

Bố trí chỗ ngồi khoa học

• Chỗ ngồi cần sắp xếp hợp lý để khách mời, báo chí và đại diện ban tổ chức có thể dễ dàng quan sát và tương tác:
• Ghế ngồi đồng bộ, lịch sự: Nên sử dụng ghế có bọc áo ghế, bố trí khoảng cách hợp lý.
• Có bảng tên đại biểu (nếu cần): Tạo cảm giác trang trọng và giúp khách mời dễ nhận diện vai trò.
• Nếu có khán giả trực tuyến: Setup thêm máy quay, thiết bị livestream, bố trí ánh sáng phù hợp với khung hình.

Các yếu tố phụ trợ tạo nên sự chuyên nghiệp

• Quầy check-in: Dù nhỏ, nên có khu vực check-in để kiểm soát khách mời và phát tài liệu nếu có.
• Teabreak nhẹ: Cung cấp nước uống, bánh ngọt, cà phê sẽ giúp không khí bớt căng thẳng và tạo không gian giao lưu.
• Tài liệu sự kiện: Chuẩn bị press kit, brochure, tài liệu phát tay để báo chí có thêm thông tin.

Nhân sự vận hành – kỹ thuật

• MC dẫn dắt chương trình: Nên chọn người có kinh nghiệm, truyền cảm.
• Kỹ thuật viên âm thanh – ánh sáng: Phải có mặt xuyên suốt sự kiện để xử lý tình huống kỹ thuật.
• Lễ tân – hỗ trợ khách mời: Tối thiểu 2 – 3 người để hướng dẫn chỗ ngồi, xử lý nhu cầu phát sinh.

Hậu cần và khâu kết thúc

• Dọn dẹp, hoàn trả mặt bằng: Sau sự kiện cần có đội ngũ thu dọn nhanh chóng và giữ gìn hình ảnh chuyên nghiệp.
• Gửi thông cáo báo chí sau sự kiện: Đây là bước thường bị bỏ qua nhưng rất quan trọng để truyền thông tiếp tục lan tỏa thông tin.
• Khảo sát nhanh mức độ hài lòng (nếu có): Có thể thực hiện bằng bảng khảo sát giấy hoặc mã QR.

Kết luận: Một buổi họp báo quy mô nhỏ tuy không yêu cầu chi phí lớn nhưng lại cần sự chuẩn bị kỹ càng và chuyên nghiệp trong từng chi tiết. Không gian phù hợp, thiết bị đầy đủ, đội ngũ nhân sự linh hoạt cùng sự chu đáo trong từng khâu chính là yếu tố quyết định sự thành công của buổi họp báo. Nếu bạn đang tìm kiếm địa điểm tổ chức họp báo nhỏ tại Hà Nội với đầy đủ trang thiết bị hiện đại và hỗ trợ tận tâm, Vplace là lựa chọn đáng tin cậy để biến mỗi sự kiện của bạn trở nên chuyên nghiệp và trọn vẹn!

📌 VPLACE – Cho thuê hội trường trọn gói

🏠 Địa điểm chính cho thuê hội trường VPlace: 

🌟 Tầng 3&4, tòa nhà 25T2_N05, đường Nguyễn Thị Thập, P Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội

🌟 Tầng 3, tòa nhà 29T2_N05, đường Hoàng Đạo Thúy, P Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội

🌟 Tầng 11, tòa nhà VG, ngõ 235 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

… Và các hội trường tại Quận trung tâm TP. Hà Nội: Thanh Xuân, Hà Đông, Đống Đa, Ba Đình, Hoàng Mai.

📞  Hotline trực 24/24: 035.381.3388 – 0986.301.063 – 0902.242.996 – 0912.527.631 

✉ Email: Vplace.vn@gmail.com

🌐 Website: https://vplace.vn/

📌 Mạng xã hội của Vplace

👉 Facebook: https://www.facebook.com/vplace.pg

👉 Twitter: https://twitter.com/hoitruongvplace

👉 Instagram: https://www.instagram.com/vplace.vn/

👉 Pinterest: https://www.pinterest.com/vnvplace/

👉Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCWALKGG-I_sBla2E0X1pKKw

👉 Linkedin: https://www.linkedin.com/today/author/hoi-truong-vplace/