Phòng hội thảo được sử dụng khá phổ biến để tổ chức các cuộc hội thảo, tọa đàm, hội nghị… được bố trí ở các khách sạn, tòa nhà hiện đại. Tùy vào chi phí và nhu cầu của đơn vị sử dụng sẽ có các loại phòng hội thảo phục vụ khác nhau. Vậy phòng hội thảo là gì? vì sao dịch vụ cho thuê phòng hội thảo hiện nay đang là xu hướng và được nhiều đơn vị, công ty, doanh nghiệp lựa chọn, hãy cùng VPlace tìm hiểu thông tin này nhé.
Phòng hội thảo là gì?
Theo tiếng anh phòng hội thảo được dịch là Conference room. Phòng hội thảo được hiểu là một căn phòng được bố trí để tổ chức các nội dung như: tọa đàm, hội nghị, hội thảo, cuộc họp…liên quan đến kinh doanh, công việc hoặc dùng để tiếp khách. Phòng hội thảo thường có không gian khá kín đáo, chỉ có những người có phận sự liên quan mới tham gia để đảm bảo thông tin nội bộ được bảo mật.
Phòng hội thảo có đặc điểm gì?
Tùy vào quy mô tổ chức và chi phí để lựa chọn phòng hội thảo, hội nghị phù hợp với nhu cầu sử dụng của đơn vị. Tuy nhiên phòng hội thảo giá rẻ hay cao cấp đều có một số đặc điểm chung như sau:
Địa điểm bố trí phòng hội thảo
Phòng hội thảo được bố trí đa dạng ở nhiều địa điểm khác nhau như: Khách sạn, văn phòng, tòa nhà, trung tâm hội nghị hoặc ngay cả bệnh viện, trường học cũng đều có thể sử dụng để làm phòng hội thảo.
Không gian tổ chức hội thảo
Do hội thảo mang tính bảo mật thông tin, nên khi tổ chức chương trình này phòng hội thảo cần đảm bảo yếu tố tương đối kín và dành riêng cho những người được phân công nhiệm vụ, có phận sự mới ra vào. Việc này sẽ giúp cho buổi tổ chức sự kiện mang tính nội bộ diễn ra thành công hơn.
Cơ sở vật chất tổ chức hội thảo
Dù phòng hội thảo to hay nhỏ đều cần phải trang bị cơ sở vật chất hiện đại, đầy đủ và tiện nghi như: Bàn ghế, bảng, bút viết, tài liệu, máy chiếu, âm thanh, ánh sáng và micro hiện đại.. Ngoài ra với một số hội thảo lớn cần có màn hình LED hoặc các dịch vụ hỗ trợ đi kèm.
Gợi ý một số điểm cho thuê phòng hội thảo chất lượng và hiện đại
Do nhu cầu sử dụng dịch vụ phòng họp, phòng hội thảo càng nhiều nên các đơn vị, doanh nghiệp cũng khai thác kinh doanh không gian chung càng lớn, những địa điểm cho thuê gồm có:
- Resort, khách sạn cho thuê phòng hội nghị – phòng hội thảo khách sạn.
- Các trung tâm tổ chức sự kiện, tiệc cưới.
- Nhà hát, nhà hàng.
- Hội trường tòa nhà văn phòng.
- Các trung tâm triển lãm và khu du lịch.
Tùy vào mục đích sử dụng và nội dung của sự kiện để bạn lựa chọn địa điểm cho thuê phù hợp nhất.
Kinh nghiệm thuê phòng hội thảo phù hợp
- Địa điểm tổ chức hội thảo, hội họp nên gần trung tâm thành phố và nằm trên trục đường lớn dễ tìm kiếm. Có bãi đổ xe rộng rãi, thoải mái, an toàn và thuận tiện.
- Nắm rõ nội dung và tính chất của sự kiện để tìm địa điểm phù hợp nhất: Ví dụ như hội thảo khách hàng, họp tổng kết cổ đông…phải tìm địa điểm trang trọng, kín đáo, không nên tổ chức ngoài trời.
- Kiểm tra và tìm hiểu cẩn thận về các trang thiết bị, tiện nghi của phòng họp, phục vụ trong suốt quá trình diễn ra như: Hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình, hệ thống mạng và dịch vụ đi kèm khác.
- Cách bày trí sân khấu và sắp xếp chỗ ngồi cho khách mời.
- Tham khảo thêm chi phí các phòng và ưu đãi nếu có.
Ngoài ra, tại Hà Nội nếu bạn cần thuê phòng hội thảo, hội nghị thì hãy để VPlace đồng hành cùng các doanh nghiệp tổ chức các buổi sự kiện này một cách thành công nhất.
Lời kết: Với những chia sẻ trên đây, chắc chắn bạn đã hiểu khái niệm về phòng hội thảo là gì và một số gợi ý giúp bạn dễ dàng lựa chọn phòng hội thảo, hội họp phù hợp với đơn vị của mình. Nếu bạn còn băn khoăn hoặc vướng mắc hãy liên hệ ngay với VPlace – Dịch vụ cho thuê hội trường uy tín tại Hà Nội để được tư vấn tốt nhất.
📌 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VIỆT NAM
🏠 Địa chỉ giao dịch: Tầng 3, tòa nhà 25T2 – N05, đường Hoàng Đạo Thúy, P.Trung Hòa, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội.
Trụ sở chính: Số 50, ngõ 126 đường Khuất Duy Tiến, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội
- 📞 Hotline trực 24/24: 0981 80 80 29 – 0353 81 33 88 – 0912 52 76 31
- ✉ Email: Vplace.vn@gmail.com
- 🌐 Website: https://vplace.vn/
- 📌 Mạng xã hội của Vplace
- 👉 Facebook: https://www.facebook.com/vplace.pg
- 👉 Twitter: https://twitter.com/hoitruongvplace
- 👉 Instagram: https://www.instagram.com/vplace.vn/
- 👉 Pinterest: https://www.pinterest.com/vnvplace/
- 👉Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCWALKGG-I_sBla2E0X1pKKw
- 👉 Linkedin: https://www.linkedin.com/today/author/hoi-truong-vplace/
Bài viết liên quan: