Để tổ chức sự kiện thành công, chi phí là một yếu tố quan trọng không thể bỏ qua. Mỗi sự kiện có quy mô và đầu tư ngân sách khác nhau, vì vậy việc cân nhắc chi phí sẽ giúp đơn vị tổ chức một sự kiện thành công, hợp lý và giảm thiểu rủi ro về ngân sách một cách hiệu quả nhất.

Cùng Vplace tìm hiểu các khoản chi phí cần thiết cho một sự kiện thông qua bài viết của các chuyên gia giàu kinh nghiệm sau đây.

5

Chi phí thuê vị trí tổ chức sự kiện

  • Lựa chọn vị trí tổ chức là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Chi phí thuê vị trí bao gồm cả chi phí đặt cọc và chi phí thuê vị trí theo hợp đồng.
  • Ngoài ra, có thể phát sinh các chi phí liên quan như phí an ninh, phí đỗ xe, hoặc phí dịch vụ, cần được ghi rõ trong hợp đồng thuê vị trí để tránh mâu thuẫn sau này.

Chi phí thiết bị

  • Chuẩn bị thiết bị cho sự kiện thường đòi hỏi nhiều, đặc biệt là về âm thanh, ánh sáng, trang trí. Việc phân bổ chi phí cho các thiết bị này cần được thực hiện một cách chi tiết và cụ thể nhất.
  • Các thiết bị như máy chiếu, micro, thiết bị phát sóng wifi, máy quay, máy ảnh,… cần được tính toán cẩn thận để tránh lãng phí ngân sách. Chi phí vận chuyển thiết bị cũng cần được xem xét.

Chi phí tiệc trong sự kiện

  • Đa dạng từ buffet, tea break đến tiệc tại nhà hàng sang trọng, chi phí tiệc phụ thuộc vào quy mô, hình thức và đối tượng khách mời. Việc dự trù chi phí dựa trên số lượng và mức chỉ tiêu cho mỗi khách sẽ giúp kiểm soát ngân sách hiệu quả.

Chi phí nhân sự tổ chức sự kiện

  • Nhân sự kỹ thuật, nội dung, MC, PB-PG, và thi công lắp đặt thiết bị là những yếu tố không thể thiếu. Nếu không có nguồn nhân lực nội bộ, việc thuê nhân sự từ bên thứ ba là không thể tránh khỏi và điều này đòi hỏi một khoản chi phí riêng.

Chi phí thuê nhân công, nguyên vật liệu sản xuất

  • Việc trang trí, xây dựng concept sáng tạo thường đòi hỏi chi phí cho nhân công và nguyên vật liệu. Việc dự trù chi phí cho các yếu tố này giúp tạo ra sự kiện mới lạ và ấn tượng.

Chi phí cho các tiết mục giải trí

  • Gameshow và tiết mục văn nghệ giúp tạo điểm nhấn và giải trí cho sự kiện. Chi phí cho các tiết mục này bao gồm đạo cụ biểu diễn, chi phí cho khách mời và diễn giả, và cần được tính toán cẩn thận.

3

Chi phí quản lý sự kiện

  • Chi phí quản lý sự kiện là chi phí bỏ ra để thuê một đơn vị chuyên nghiệp giúp quản lý toàn bộ quá trình. Việc này giúp đảm bảo tiến độ và giảm thiểu rủi ro cho sự kiện.

Chi phí dự trù phát sinh của sự kiện

  • Dự trù một khoản chi phí cho các sự cố bất ngờ sẽ giúp sự kiện trở nên linh hoạt và dễ dàng xử lý các tình huống không mong muốn.

Lời kết: Tóm lại, việc lập kế hoạch cho các khoản chi phí tổ chức sự kiện là công việc cực kỳ quan trọng để kiểm soát ngân sách và đảm bảo sự thành công của sự kiện. Nếu bạn có vướng mắc hoặc cần thêm hỗ trợ bất cứ thông tin gì hãy liên hệ ngay với Vplace để được tư vấn chi tiết.

📌 VPLACE – Cho thuê hội trường trọn gói

🏠 Địa điểm chính cho thuê hội trường VPlace: 

🌟 Tầng 3, tòa nhà 25T2_N05, đường Nguyễn Thị Thập, P Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội

🌟 Tầng 3, tòa nhà 29T2_N05, đường Hoàng Đạo Thúy, P Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội

🌟 Tầng 11, tòa nhà VG, ngõ 235 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

🌟 Tầng 3, A3 Office, Tòa nhà Ecolife 58 Tố Hữu, Hà Đông, Hà Nội

🌟 Tầng 6, tòa nhà Handico, Đường Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội

🌟 Trung tâm VHTT & TT Thanh Xuân: Số 166 Khuất Duy Tiến, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội.

📞 Hotline trực 24/24: 0981.808.029 – 035.381.3388 – 0986.301.063

✉ Email: Vplace.vn@gmail.com

🌐 Website: https://vplace.vn/

📌 Mạng xã hội của Vplace

👉 Facebook: https://www.facebook.com/vplace.pg

👉 Twitter: https://twitter.com/hoitruongvplace

👉 Instagram: https://www.instagram.com/vplace.vn/

👉 Pinterest: https://www.pinterest.com/vnvplace/

👉Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCWALKGG-I_sBla2E0X1pKKw

👉 Linkedin: https://www.linkedin.com/today/author/hoi-truong-vplace/

Rate this post
XEM REVIEW PHÒNG HỘI TRƯỜNG VPLACE

Vplace - Whenever you need

Vplace cung cấp dịch vụ tại 4 địa điểm ở trung tâm thành phố Hà Nội để phục vụ quý khách hàng và cung cấp nhiều loại phòng, diện tích, sức chứa khác nhau, đầy đủ tiện nghi phù hợp cho đa dạng loại hình tổ chức: Hội thảo, đào tạo, họp, offline, CLB, … được trang bị đầy đủ dàn âm thanh, máy chiếu Wifi, khung backdrop, bàn ghế Hòa Phát, bảng viết, giấy A1, bút viết,…

Hotline: 0902.242.996 Hotline: 035.381.3388 Hotline: 0912.527.631 Hotline: 0986.301.063

BOOKING PHÒNG NGAY