Tổ chức sự kiện là một phần quan trọng không thể thiếu đối với doanh nghiệp, để tổ chức sự kiện thăng hoa, mang lại cảm xúc khó quên cho người tham dự là mục tiêu mà đơn vị nào tổ chức đều mong muốn đạt được. Vì vậy dù đó là sự kiện hội nghị, hội thảo, ra mắt sản phẩm, đào tạo… đều phải có kế hoạch thực hiện một cách tỉ mỉ và sáng tạo nhất. Hãy cùng VPlace khám phá cách thức tổ chức để giúp sự kiện của bạn đạt đỉnh cao nhất nhé.

Bước 1: xác định mục tiêu tổ chức sự kiện

Mục tiêu là điểm xuất phát quan trọng khi tổ chức sự kiện. Bạn cần xác định rõ mục tiêu của sự kiện để hướng dẫn quá trình lên kế hoạch bằng cách đặt ra câu hỏi như:

• Sự kiện này có mục tiêu gì? (ví dụ: quảng bá sản phẩm, gây quỹ từ thiện, lễ kỷ niệm, đào tạo nội bộ v.v.)
• Mục tiêu của sự kiện là gì? (ví dụ: thu hút 300 khách mời, tạo trải nghiệm độc đáo, thúc đẩy tương tác xã hội, v.v.)

Khi bạn đã biết được mục tiêu cụ thể của mình, bạn sẽ dễ dàng trong việc quyết định về các yếu tố quan trọng khác của sự kiện.

Bước 2: xác định ngân sách tổ chức sự kiện

Một trong những yếu tố quan trọng nhất trong việc tổ chức sự kiện là ngân sách. Bạn cần xác định nguồn tài chính dự kiến và quản lý ngân sách một cách cẩn thận. Hãy xem xét các khoản chi tiêu chính như:

• Địa điểm: bạn dự kiến tổ chức sự kiện tại đâu? mức giá cho thuê địa điểm và các dịch vụ liên quan như: tiệc trà, thiết bị âm thanh,  âm thanh ánh sáng và vật dụng khác đi kèm là gì?
• Quảng cáo và tiếp thị: bạn có kế hoạch quảng cáo sự kiện không? nếu có, bạn cần xem xét các chi phí cho tiếp thị trực tuyến, in ấn, hoặc tiếp thị truyền thống.
• Thiết bị công cụ: nếu bạn cần các thiết bị chuyên dụng như: máy chiếu, thiết bị âm thanh, trang thiết bị sự kiện cần tính toán rõ các chi phí này.
• Nhân lực hỗ trợ: bạn sẽ thuê nhân lực nào cho sự kiện? nếu cần dịch vụ của đội ngũ cho thuê dịch vụ tổ chức sự kiện, bạn cần trao đổi cụ thể chi phí này.
• Thực đơn và nước uống: nếu bạn dự định sử dụng dịch vụ ăn uống trong sự kiện, thì cần lên chi phí cho menu và dịch vụ ăn uống theo số lượng thành viên tham dự.
• Quà tặng và phần thưởng: bạn cần xem xét ngân sách quà tặng hoặc phần thưởng cho khách hàng, diễn giả nếu có.

Khi đã xác định ngân sách tổng và từng khoản chi tiêu, hãy cố gắng duy trì ngân sách trong khung thời gian quy định.

Bước 3: chọn địa điểm và ngày giờ tổ chức

Việc chọn địa điểm và ngày giờ tổ chức sự kiện là quyết định quan trọng để tiến hành các bước tiếp theo. Nhờ vào khả năng tài chính để xác định địa điểm phù hợp, các yếu tố không gian, sức chứa, tiện nghi của địa điểm có đáp ứng mọi nhu cầu của đơn vị đưa ra hay không.

Bước 4: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết

Sau khi đã xác định mục tiêu, ngân sách và địa điểm, hãy lập kế hoạch chi tiết cho sự kiện cụ thể như sau:

• Lên kế hoạch chương trình sự kiện: xác định các hoạt động, chương trình và thời gian của sự kiện, đảm bảo mọi thứ diễn ra theo kế hoạch.
• Lập kế hoạch quảng cáo, PR: xác định cách bạn sẽ quảng cáo, PR sự kiện để thu hút đối tượng mục tiêu qua từng kênh cụ thể.
• Lên kế hoạch sử dụng đồ ăn uống: nếu có nhu cầu sử dụng tiệc ăn uống trong sự kiện cần lên menu và chi phí phục vụ.
• Lên kế hoạch sử dụng trang thiết bị: thuê hoặc mua trang thiết bị cần thiết cho sự kiện như: máy chiếu, bàn ghế, âm thanh ánh sáng.
• Lập kế hoạch về nguồn nhân lực hỗ trợ: nếu bạn cần nhân lực, hãy thuê và lập kế hoạch triển khai chi tiết cho họ trước thời điểm diễn ra sự kiện.

Bước 5: thực hiện sự kiện

Khi mọi thứ đã được chuẩn bị sẵn sàng, đến lúc thực hiện sự kiện bạn phải đảm bảo đội ngũ và dịch vụ hỗ trợ vụ luôn trơn tru, làm việc cẩn thận với đối tượng mục tiêu để có trải nghiệm tốt nhất.

Bước 6: đánh giá kết quả

Sau khi sự kiện kết thúc, đừng quên đánh giá kết quả, xem xét mục tiêu đã đạt được, những vấn đề gặp phải để đưa ra bài học, kinh nghiệm cho lần sau. Thu thập thông tin phản hồi từ khách hàng, diễn giả và đội ngũ hỗ trợ sự kiện để cải thiện trong tương lai.

Lời kết: tổ chức sự kiện đạt đến cảm xúc thăng hoa và để lại những kỉ niệm đáng nhớ đòi hỏi khâu tổ chức thật tỉ mỉ, chu toàn. Tuy nhiên, để đạt được điều này ngoài kế hoạch chuẩn bị chi tiết, sáng tạo bạn phải tạo ra một trải nghiệm đáng nhớ cho mọi người tham gia. Hãy luôn duy trì tinh thần đổi mới, khám phá để tạo ra những sự kiện độc đáo, thú vị nhé.

📌 VPLACE – Cho thuê hội trường trọn gói

🏠 Địa điểm chính cho thuê hội trường VPlace: 

🌟 Tầng 3, tòa nhà 25T2_N05, đường Nguyễn Thị Thập, P Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội

🌟 Tầng 3, tòa nhà 29T2_N05, đường Hoàng Đạo Thúy, P Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội

🌟 Tầng 11, tòa nhà VG, ngõ 235 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

🌟 Tầng 12A, tòa nhà An Phú, 24 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội

🌟 Tầng 3, A3 Office, Tòa nhà Ecolife 58 Tố Hữu, Hà Đông, Hà Nội

🌟 Tầng 6, tòa nhà Handico, Đường Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội

📞 Hotline trực 24/24: 0981.808.029 – 035.381.3388 – 0986.301.063

✉ Email: Vplace.vn@gmail.com

🌐 Website: https://vplace.vn/

📌 Mạng xã hội của Vplace

👉 Facebook: https://www.facebook.com/vplace.pg

👉 Twitter: https://twitter.com/hoitruongvplace

👉 Instagram: https://www.instagram.com/vplace.vn/

👉 Pinterest: https://www.pinterest.com/vnvplace/

👉Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCWALKGG-I_sBla2E0X1pKKw

👉 Linkedin: https://www.linkedin.com/today/author/hoi-truong-vplace/