Điều hành sự kiện là một nhiệm vụ hết sức quan trọng của nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Việc điều hành diễn biến sự kiện tốt sẽ mang đến hiệu quả lớn và thành công cho sự kiện. Vì thế, việc điều hành diễn biến sự kiện luôn được các nhà tổ chức sự kiện chú ý và thực hiện một cách tận tâm.

Điều hành sự kiện thành công cần làm những việc gì?

Để điều hành sự kiện có rất nhiều công việc cần làm và phân loại, hãy cùng Vplace tìm hiểu kỹ nội dung bên dưới.

Phân loại điều hành sự kiện

Điều hành sự kiện được chia làm hai loại chính:

• Điều hành diễn biến sự kiện.
• Điều hành hậu cần sự kiện.

A. Điều hành diễn biến sự kiện

1. Điều hành khu vực trình diễn, thi đấu

• Kiểm tra và hoàn tất công tác chuẩn bị liên quan đến sân khấu, khu vực trình diễn hoặc khu vực thi đấu.
• Theo dõi diễn biến sự kiện theo chương trình và kịch bản chi tiết.
• Điều hành hoạt động của những người tham gia trình diễn một cách hiệu quả.

2. Điều hành việc quản lý khách mời và khán giả

• Dựa vào danh mục khách mời, luôn kiểm soát và cập nhật khách mời mới đến và khán giả trong sự kiện.
• Phân công nhiệm vụ theo dõi và giám sát khán giả cũng như khách mời.
• Kiểm tra và giám sát các diễn biến của khán giả, khách mời để phản hồi kịp thời cho nhà quản trị sự kiện những bất thường và phối hợp trong việc giải quyết các tình huống phát sinh liên quan đến khách mời và khán giả.
• Hướng dẫn khách mời và khán giả tham gia vào các nội dung của sự kiện đúng theo kịch bản nhằm đạt được mục tiêu của sự kiện.

3. 3. Điều hành các hoạt động phụ trợ cho sự kiện

• Xác định danh mục các hoạt động phụ trợ (trình diễn nghệ thuật, giải trí, giao lưu, tặng quà, hoạt náo…).
• Phân công nhiệm vụ điều hành và tổ chức các hoạt động phụ trợ.
• Triển khai các hoạt động phụ trợ.
• Kiểm tra sát diễn biến các hoạt động phụ trợ.
• Hỗ trợ người trình diễn (diễn viên, diễn giả) rời khu vực biểu diễn.

1. Điều hành diễn biến sự kiện, hậu cần sự kiện 
2. Điều hành hoạt động ăn uống

• Kiểm soát việc thực hiện thực đơn của các nhà cung ứng dịch vụ ăn uống theo tiêu chuẩn đã xây dựng.
• Thông báo chính xác địa điểm và thời gian bữa ăn của đoàn khách.
• Thông báo rõ ràng thực đơn của bữa ăn.
• Phản hồi chất lượng và cách thức phục vụ bữa ăn cho đơn vị phục vụ.

2. Điều hành bế mạc sự kiện

• Phối hợp triển khai bế mạc sự kiện theo kế hoạch đã định.
• Thực hiện các hoạt động tri ân, tặng quà lưu niệm, phần thưởng, gửi tài liệu (kỷ yếu, báo cáo về sự kiện hoặc thông tin mà nhà đầu tư sự kiện muốn truyền tải).

3. Quản lý khách rời địa điểm tổ chức sự kiện và tổ chức tiễn khách

• Kiểm soát khách rời địa điểm tổ chức sự kiện nhanh chóng và an toàn.
• Tiễn khách rời lễ bế mạc sự kiện.
• Tổ chức vận chuyển khách sự kiện về cơ sở lưu trú và từ khách sạn ra các đầu mối giao thông (sân bay, nhà ga…).
• Cảm ơn và chia tay khách.

Yêu cầu đối với người điều hành sự kiện

• Đối với những sự kiện lớn và chuyên nghiệp, người tổ chức sự kiện luôn có một kế hoạch dự phòng rủi ro. Những rủi ro khác nhau được đề ra tùy thuộc vào tính chất sự kiện, kèm theo các phương án giải quyết nhằm phòng ngừa những trường hợp xấu nhất có thể gây ảnh hưởng đến chương trình. Chẳng hạn như mưa bão, số lượng khách mời quá ít hoặc quá đông, mất điện, hư hỏng trang thiết bị, tình huống ẩu đả…
• Một người tổ chức sự kiện cần phải đặc biệt nhạy cảm với các rủi ro. Để có thể quản lý và xử lý được rủi ro, cần nhanh chóng xác định vấn đề hoặc tình huống để có thể kịp thời đánh giá và xử lý. Cần có một phương pháp logic và có hệ thống, bao gồm thiết lập bối cảnh, xác định, phân tích, đánh giá, xử lý, giám sát và chia sẻ rủi ro có liên quan với tất cả các hoạt động khác nhằm giảm thiểu thiệt hại và tối đa hóa cơ hội.

Lời kết: điều hành sự kiện là một nhiệm vụ quan trọng và phức tạp đòi hỏi sự chú ý đến chi tiết và khả năng quản lý rủi ro. Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng và phương pháp điều hành chuyên nghiệp, các nhà tổ chức sự kiện có thể đảm bảo sự thành công của sự kiện. Vplace tự hào là đơn vị mang đến cho bạn những trải nghiệm sự kiện được tổ chức sống động, chân thực và hiệu quả với đội ngũ nhân viên nhiệt tình, năng động.

📌 VPLACE – Cho thuê hội trường trọn gói

🏠 Địa điểm chính cho thuê hội trường VPlace: 

🌟 Tầng 3, tòa nhà 25T2_N05, đường Nguyễn Thị Thập, P Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội

🌟 Tầng 3, tòa nhà 29T2_N05, đường Hoàng Đạo Thúy, P Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội

🌟 Tầng 11, tòa nhà VG, ngõ 235 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

🌟 Tầng 3, A3 Office, Tòa nhà Ecolife 58 Tố Hữu, Hà Đông, Hà Nội

🌟 Tầng 6, tòa nhà Handico, Đường Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội

🌟 Trung tâm VHTT & TT Thanh Xuân: Số 166 Khuất Duy Tiến, Nhân Chính, Thanh Xuân, Hà Nội.

📞 Hotline trực 24/24: 0902.242.996 – 0912.527.631 – 035.381.3388 – 0986.301.063

✉ Email: Vplace.vn@gmail.com

🌐 Website: https://vplace.vn/

📌 Mạng xã hội của Vplace

👉 Facebook: https://www.facebook.com/vplace.pg

👉 Twitter: https://twitter.com/hoitruongvplace

👉 Instagram: https://www.instagram.com/vplace.vn/

👉 Pinterest: https://www.pinterest.com/vnvplace/

👉Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCWALKGG-I_sBla2E0X1pKKw

👉 Linkedin: https://www.linkedin.com/today/author/hoi-truong-vplace/