Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, các doanh nghiệp ngày nay không chỉ tập trung phát triển sản phẩm mà còn chú trọng đến việc xây dựng hệ thống kinh doanh bền vững. Một trong những phương pháp hiệu quả chính là tổ chức các sự kiện đào tạo kinh doanh hệ thống dành cho đội ngũ nhân sự, cộng tác viên, hoặc hệ thống phân phối. Tuy nhiên, để một sự kiện đào tạo thành công, ban tổ chức cần có một kế hoạch checklist rõ ràng nhằm kiểm soát toàn bộ quy trình. Checklist không chỉ giúp tránh bỏ sót công việc mà còn tối ưu hóa hiệu quả tổ chức.
Dưới đây là kế hoạch checklist các hạng mục cần thiết, chia theo từng giai đoạn cụ thể.
Xác định mục tiêu và đối tượng đào tạo
Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất.
- Mục tiêu sự kiện: Cần làm rõ đào tạo về kỹ năng bán hàng, quản trị hệ thống, hay phát triển tư duy lãnh đạo.
- Đối tượng tham dự: Quản lý cấp trung, nhân viên kinh doanh, cộng tác viên, hay toàn bộ hệ thống.
- Kết quả kỳ vọng: Sau sự kiện, người tham gia có thể áp dụng ngay kiến thức vào công việc, hoặc nâng cao năng lực quản lý hệ thống.
Checklist:
- Xác định chủ đề đào tạo
- Định nghĩa đối tượng tham gia
- Xác lập mục tiêu cụ thể và thước đo kết quả
Lên kế hoạch nội dung chương trình
Nội dung là “trái tim” của sự kiện đào tạo.
- Xây dựng khung chương trình: Bao gồm các phần chính – mở đầu, đào tạo chuyên đề, thảo luận nhóm, hỏi đáp, tổng kết.
- Lựa chọn giảng viên/diễn giả: Người có kinh nghiệm thực chiến trong kinh doanh hệ thống để truyền cảm hứng và kiến thức thực tế.
- Phương pháp đào tạo: Thuyết trình, case study, workshop thực hành, role-play.
Checklist:
- Hoàn thiện timeline chi tiết từng phần nội dung
- Liên hệ, ký kết với giảng viên/diễn giả
- Chuẩn bị slide, tài liệu, ví dụ thực tế
- Dự trù thời lượng cho phần thảo luận và giải đáp
Chọn địa điểm tổ chức sự kiện đào tạo
Địa điểm ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm học tập.
- Tiêu chí lựa chọn: Vị trí thuận tiện, sức chứa phù hợp (50, 100, 200 người…), có trang thiết bị âm thanh – ánh sáng hiện đại.
- Không gian: Phải đảm bảo sự tập trung, tránh ồn ào, có thể bố trí bàn ghế theo mô hình hội thảo hoặc lớp học.
Checklist:
- Khảo sát ít nhất 2 – 3 địa điểm phù hợp
- Kiểm tra sức chứa và hệ thống điều hòa
- Xác nhận trang thiết bị có sẵn (màn LED, máy chiếu, micro, wifi)
- Ký hợp đồng thuê địa điểm
Chuẩn bị hậu cần – trang thiết bị
Sự kiện đào tạo kinh doanh hệ thống thường kéo dài từ nửa ngày đến cả ngày, vì vậy khâu hậu cần cần đầy đủ và chu đáo.
Checklist:
- Âm thanh – ánh sáng
- Kiểm tra loa, mic, ánh sáng sân khấu
- Lắp đặt màn LED/ máy chiếu phục vụ trình chiếu
- Tài liệu – dụng cụ đào tạo
- In sổ tay, bút, tài liệu học tập
- Chuẩn bị bảng flipchart, bút dạ cho hoạt động nhóm
Ăn uống
- Teabreak giữa giờ (trà, cafe, bánh ngọt, trái cây)
- Cơm trưa hoặc buffet nhẹ cho sự kiện nguyên ngày
Đăng ký và đón tiếp
- Chuẩn bị bàn check-in, bảng tên, thẻ đeo
- Sắp xếp nhân sự lễ tân đón khách
Công tác truyền thông và mời khách
Để sự kiện có đủ số lượng và đúng đối tượng tham dự, truyền thông đóng vai trò quan trọng.
Checklist:
- Thiết kế và gửi thư mời/ email mời
- Tạo landing page hoặc form đăng ký online
- Truyền thông qua mạng xã hội, group nội bộ, Zalo, Facebook
- Gửi thông báo nhắc lịch trước 2 ngày và 2 giờ diễn ra sự kiện
Vận hành sự kiện trong ngày
Đây là lúc checklist giúp kiểm soát tiến độ và chất lượng từng hạng mục.
Checklist:
- Nhân sự kỹ thuật có mặt sớm để test âm thanh – ánh sáng
- Bàn check-in hoạt động trước 30 – 60 phút
- Đón khách, hướng dẫn chỗ ngồi, phát tài liệu
- MC khai mạc, giới thiệu chương trình
- Diễn giả/ giảng viên triển khai nội dung đào tạo
- Sắp xếp giờ nghỉ giải lao, teabreak hợp lý
- Chụp ảnh, quay video làm tư liệu truyền thông
- Tổng kết, trao chứng nhận (nếu có)
- Khảo sát phản hồi nhanh từ người tham dự
Đánh giá và tổng kết sau sự kiện
Một sự kiện đào tạo không chỉ kết thúc khi tắt đèn sân khấu. Bước đánh giá giúp doanh nghiệp rút ra bài học và cải thiện cho những lần sau.
Checklist:
- Thu thập phản hồi từ học viên qua form khảo sát
- Tổng hợp chi phí và so sánh với ngân sách ban đầu
- Đánh giá hiệu quả giảng viên/diễn giả
- Lưu trữ hình ảnh, video, tài liệu
- Viết báo cáo tổng kết gửi ban lãnh đạo\
- Duy trì kết nối với người tham dự (gửi tài liệu bổ sung, lời cảm ơn, nhóm trao đổi online)
Lời kết: Tổ chức một sự kiện đào tạo kinh doanh hệ thống là quá trình đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, khoa học và có kế hoạch rõ ràng. Checklist chính là công cụ giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ hạng mục – từ mục tiêu, nội dung, địa điểm, hậu cần cho đến đánh giá sau sự kiện. Một checklist chi tiết không chỉ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ mà còn đảm bảo người tham dự có trải nghiệm học tập tích cực, hiệu quả, từ đó góp phần xây dựng hệ thống kinh doanh vững mạnh, bền lâu.
📌 VPLACE – Cho thuê hội trường trọn gói
🏠 Địa điểm chính cho thuê hội trường VPlace:
🌟 Tầng 3&4, tòa nhà 25T2 – N05, đường Hoàng Đạo Thúy, P. Yên Hòa, TP Hà Nội
🌟 Tầng 3, tòa nhà 25T2 – N05, đường Hoàng Đạo Thúy, P. Yên Hòa, TP Hà Nội
… Và các hội trường tại Quận trung tâm TP. Hà Nội (cũ): Thanh Xuân, Hà Đông, Đống Đa, Ba Đình, Hoàng Mai.
📞 Hotline trực 24/24: 035.381.3388 – 0986.301.063 – 0912.527.631
✉ Email: Vplace.vn@gmail.com
🌐 Website: https://vplace.vn/
📌 Mạng xã hội của Vplace
👉 Facebook: https://www.facebook.com/vplace.pg
👉 Twitter: https://twitter.com/hoitruongvplace
👉 Instagram: https://www.instagram.com/vplace.vn/
👉 Pinterest: https://www.pinterest.com/vnvplace/
👉Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCWALKGG-I_sBla2E0X1pKKw
👉 Linkedin: https://www.linkedin.com/today/author/hoi-truong-vplace/
Bài viết liên quan: