Tổ chức sự kiện ngoài trời mang đến nhiều trải nghiệm thú vị và cơ hội kết nối tuyệt vời, nhưng cũng đi kèm với không ít thách thức. Để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, người tổ chức cần lưu ý những yếu tố quan trọng sau đây.

Xác định mục tiêu và quy mô tổ chức sự kiện ngoài trời

• Trước khi bắt tay vào tổ chức, cần xác định rõ mục tiêu của sự kiện. Bạn tổ chức sự kiện ngoài trời để làm gì? Ra mắt sản phẩm, hội thảo, teambuilding, hay một sự kiện cộng đồng?
• Xác định quy mô khách mời cũng rất quan trọng. Bạn cần biết có bao nhiêu người tham dự để sắp xếp không gian, dịch vụ hậu cần, và phương án kiểm soát lượng khách.

Lựa chọn địa điểm phù hợp

Không phải địa điểm ngoài trời nào cũng phù hợp với sự kiện của bạn. Hãy cân nhắc các yếu tố:

• Không gian đủ rộng để đáp ứng số lượng khách mời.
• Cơ sở hạ tầng đầy đủ: bãi đậu xe, nhà vệ sinh, nguồn điện.
• Giao thông thuận tiện để khách mời dễ dàng di chuyển.
• Quy định của địa phương: Có cần giấy phép hay không?

Một số địa điểm phổ biến: công viên, bãi biển, sân vận động, khu du lịch sinh thái, sân vườn nhà hàng, hoặc khuôn viên khách sạn.

Dự phòng cho điều kiện thời tiết

Thời tiết là yếu tố không thể kiểm soát nhưng lại có ảnh hưởng lớn đến sự kiện. Để tránh những sự cố không mong muốn:

• Kiểm tra dự báo thời tiết trước ít nhất một tuần.
• Chuẩn bị phương án dự phòng như lều bạt, nhà bạt hoặc khu vực trong nhà gần đó.
• Chuẩn bị các tiện ích phù hợp: quạt hơi nước vào mùa nóng, ô dù hoặc áo mưa khi có khả năng mưa.
• Lên kế hoạch bảo vệ thiết bị: đảm bảo thiết bị âm thanh, ánh sáng không bị ảnh hưởng bởi mưa hay nắng gắt.

Thiết kế sơ đồ sự kiện

Không gian ngoài trời thường rộng lớn và khó kiểm soát hơn trong nhà, vì vậy cần có sơ đồ chi tiết:

• Khu vực sân khấu: Đặt vị trí trung tâm, dễ quan sát.
• Khu vực khách mời: Bố trí ghế ngồi hợp lý, có lối đi thuận tiện.
• Khu vực hậu cần, kỹ thuật: Âm thanh, ánh sáng, nhà vệ sinh, điện dự phòng.
• Lối thoát hiểm: Đảm bảo có phương án an toàn trong trường hợp khẩn cấp.

Hệ thống âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật

Âm thanh và ánh sáng là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của sự kiện. Khi tổ chức ngoài trời, bạn cần lưu ý:

• Loa công suất lớn phù hợp với không gian rộng.
• Micro không dây giúp di chuyển linh hoạt.
• Nguồn điện ổn định, có máy phát điện dự phòng.
• Đảm bảo ánh sáng đầy đủ, nhất là với sự kiện buổi tối.

Giấy phép và thủ tục pháp lý

Một số địa điểm công cộng yêu cầu giấy phép tổ chức sự kiện. Bạn cần liên hệ với chính quyền địa phương hoặc ban quản lý khu vực để hoàn tất các thủ tục cần thiết:

• Xin giấy phép sử dụng địa điểm nếu tổ chức tại công viên, khu đô thị.
• Đăng ký âm thanh nếu sự kiện có sử dụng hệ thống loa ngoài trời.
• Đảm bảo tuân thủ quy định về an ninh trật tự, vệ sinh môi trường.

Đảm bảo an ninh và kiểm soát khách mời

Với sự kiện ngoài trời, nguy cơ xảy ra mất trật tự cao hơn so với trong nhà. Bạn cần có kế hoạch an ninh phù hợp:

• Bố trí nhân viên bảo vệ tại các điểm quan trọng.
• Kiểm soát lượng khách tham gia bằng danh sách khách mời hoặc thẻ ra vào.
• Dự phòng phương án sơ tán nếu có sự cố xảy ra.

Dịch vụ hậu cần và tiện ích cho khách mời

Khách tham gia sự kiện ngoài trời cần được phục vụ chu đáo:

• Khu vực check-in thuận tiện để khách dễ dàng vào sự kiện.
• Dịch vụ ăn uống: Teabreak, buffet nhẹ hoặc các gian hàng ẩm thực.
• Khu vực vệ sinh sạch sẽ, đủ số lượng để phục vụ đông người.
• Cung cấp nước uống miễn phí nếu sự kiện diễn ra dài.

Kế hoạch truyền thông sự kiện

Dù sự kiện lớn hay nhỏ, truyền thông đóng vai trò quan trọng:

• Trước sự kiện: Chạy quảng cáo, đăng bài trên mạng xã hội, gửi thư mời.
• Trong sự kiện: Livestream, chụp ảnh để tăng tương tác.
• Sau sự kiện: Tổng hợp hình ảnh, video để làm tư liệu truyền thông.
• Ngoài ra, bạn cũng nên hợp tác với các đơn vị báo chí, KOLs để thu hút sự quan tâm.

Đánh giá và tổng kết sau sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, cần tiến hành tổng kết và rút kinh nghiệm:

• Kiểm kê thiết bị, thu dọn hậu trường.
• Gửi thư cảm ơn đến khách mời, đối tác, nhà tài trợ.
• Đánh giá mức độ thành công của sự kiện qua phản hồi của khách tham dự.
• Ghi nhận những điểm chưa tốt để cải thiện cho sự kiện sau.

Kết luận: Tổ chức sự kiện ngoài trời đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, đặc biệt là các yếu tố về địa điểm, thời tiết, kỹ thuật và hậu cần. Hy vọng với 10 lưu ý trên, bạn sẽ có một sự kiện thành công, chuyên nghiệp và đáng nhớ.

📌 VPLACE – Cho thuê hội trường trọn gói

🏠 Địa điểm chính cho thuê hội trường VPlace: 

🌟 Tầng 3&4, tòa nhà 25T2_N05, đường Nguyễn Thị Thập, P Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội

🌟 Tầng 3, tòa nhà 29T2_N05, đường Hoàng Đạo Thúy, P Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội

🌟 Tầng 11, tòa nhà VG, ngõ 235 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

… Và các hội trường tại Quận trung tâm TP. Hà Nội: Thanh Xuân, Hà Đông, Đống Đa, Ba Đình, Hoàng Mai.

📞  Hotline trực 24/24: 035.381.3388 – 0986.301.063 – 0902.242.996 – 0912.527.631 

✉ Email: Vplace.vn@gmail.com

🌐 Website: https://vplace.vn/

📌 Mạng xã hội của Vplace

👉 Facebook: https://www.facebook.com/vplace.pg

👉 Twitter: https://twitter.com/hoitruongvplace

👉 Instagram: https://www.instagram.com/vplace.vn/

👉 Pinterest: https://www.pinterest.com/vnvplace/

👉Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCWALKGG-I_sBla2E0X1pKKw

👉 Linkedin: https://www.linkedin.com/today/author/hoi-truong-vplace/