Với các công ty, doanh nghiệp, tập đoàn lớn việc tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo thường niên luôn là điều tất yếu và được đầu tư một cách quy mô, nhất là các buổi: hội thảo tri ân khách hàng, tổng kết năm, họp cổ đông…. đây đều là những sự kiện lớn, mang tầm ảnh hưởng và có ý nghĩa đối với doanh nghiệp.

Mục đích về việc tổ chức sự kiện thường niên trong doanh nghiệp

Tổ chức sự kiện hiện nay là một ngành khá hot tại Việt Nam, nhu cầu thị trường ngày càng ưa chuộng và quan tâm cao, bởi vậy không chỉ các doanh nghiệp, tập đoàn, công ty lớn mà ngay cả cá nhân cũng sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện rất nhiều. Tuy vào hình thức và quy mô của sự kiện mà đa dạng cách thức tổ chức theo chủ đề khác nhau. Vậy tổ chức sự kiện có ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp mà được quan tâm, đầu tư lớn đến vậy?.

Đa phần các doanh nghiệp, công ty, tập đoàn hay cá nhân tổ chức sự kiện với xoay quanh các  mục đích:

• Hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông và phát triển thương hiệu, xây dựng hình ảnh mới cho sản phẩm, PR thương hiệu, thu hút các nhà đầu tư.
• Tiếp cận người tiêu dùng, khách hàng để giúp họ hiểu hơn về sản phẩm, thương hiệu mà doanh nghiệp hướng đến. Đánh giá và phân tích tâm lý, hành vi, thói quen người tiêu dùng để có chiến lược kinh doanh hiệu quả.
• Lấy ý kiến từ khách hàng, nhân sự nội bộ để có ý tưởng và hướng đi tốt nhất cho doanh nghiệp.
• Tìm ra giải pháp cho các vấn đề tồn đọng, hạn chế mà doanh nghiệp đang gặp phải.
• Tôn vinh cá nhân tập thể xuất sắc hoặc làm lễ kỷ niệm hằng năm.
• Tri ân khách hàng, đối tác, nhân viên hoặc lãnh đạo trong doanh nghiệp.
• Gặp gỡ, trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm.

Ý nghĩa về việc tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo thường niên trong doanh nghiệp

Hoạt động tổ chức sự kiện, hội nghị, hội thảo khách hàng có ý nghĩa vô cùng to lớn, sẽ là cầu nối giúp doanh nghiệp và khách hàng đến gần nhau hơn. Từ mục đích tri ân, gửi lời cảm ơn đến khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp tạo lòng tin, sự yêu mến và đồng hành lâu dài. Vì vậy đây cũng là lý do để các doanh nghiệp tổ chức sự kiện thường xuyên và có kế hoạch cụ thể.

Đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp thiết lập mối quan hệ với khách hàng tiềm năng, khách hàng mới cho nhu cầu phát triển thị trường và mở rộng quy mô doanh nghiệp. Bên cạnh đó cũng là cơ hội để doanh nghiệp quảng bá, PR thương hiệu của mình một cách chuyên nghiệp và bài bản nhất. Đây cũng là nơi các mối quan hệ với khách hàng, đối tác, nội bộ được kết nối, chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm một cách trực tiếp và thẳng thắn nhất. Hãy duy trì hoạt động này thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp ngày một phát triển vượt bậc.

Với các doanh nghiệp tổ chức hội nghị, họp cổ đông… sẽ là nơi thể hiện sự chuyên nghiệp và bài bản trong công tác tổ chức, đưa ra chiến lược phát triển công ty. Đây sẽ là nơi đưa ra nhiều ý tưởng mới lạ, kinh nghiệm trong công tác quản lý hoặc phân tích, đánh giá và đưa ra phương án phát triển doanh nghiệp.

Gợi ý về quy trình tổ chức sự kiện, hội thảo, hội nghị chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp\

Dù doanh nghiệp bạn tổ chức sự kiện ở quy mô to hay nhỏ, số lượng người tham gia ít hay nhiều đều phải tuân thủ theo quy trình thì mới đạt được hiệu quả cao nhất. Giống như xây một ngôi nhà trước tiên cần phải có một cái móng vững chắc, thì mọi khâu còn lại mới trơn tru và trọn vẹn. Dưới đây là gợi ý về quy trình tổ chức sự kiện bạn nên tham khảo:

Xác định mục đích và đối tượng tham gia tổ chức sự kiện

Các cuộc hội thảo, hội họp, sự kiện được tổ chức đều phải có mục đích rõ ràng, đối tượng tham gia là ai… từ đó bạn mới có hướng đưa ra nội dung và cách thức tổ chức phù hợp nhất.

Thiết lập danh sách khách mời tham gia sự kiện 

Dựa vào đối tượng tham gia bạn sẽ lọc và lên danh sách khách mời theo đúng mục đích, từ đó bạn sẽ nắm được số lượng khách tham gia sự kiện để có ước lượng về quy mô tổ chức và tìm kiếm các đơn vị, địa điểm tổ chức phù hợp nhất. Đối với sự kiện mang tính trang trọng, cần phải in thiệp mời bạn cũng sẽ có kế hoạch để gửi trước khi sự kiện chính thức bắt đầu tối thiểu 1 tuần.

Thống nhất thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện, hội nghị

Thời gian và địa điểm là cặp đôi hoàn hảo chiếm đến 50% chất lượng thành công của sự kiện. Vì vậy bạn cần đảm bảo sự kiện của mình có lịch trình rõ ràng để khách mời đa số tham gia đầy đủ. Ngoài ra địa điểm tổ chức luôn được ưu tiên theo các tiêu chí: Sảnh chờ rộng, cơ sở vật chất hiện đại, hệ thống trang thiết bị đầy đủ, âm thanh – ánh sáng chất lượng, địa điểm thuận tiện cho di chuyển giúp người tham gia có trải nghiệm tốt nhất.

Ý tưởng sáng tạo và kịch bản chi tiết cho sự kiện được tổ chức

Đây là yếu tố cuối cùng để đánh giá xem sự kiện có mang lại sự thu hút và ấn tượng đối với người tham gia hay không. Kịch bản chương trình sẽ theo suốt quá trình diễn ra sự kiện, nên phải chú ý tạo ra điểm nhấn, sự mới lại, độc đáo.

Nếu bạn hoặc doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm để lên các ý tưởng cho kịch bản có thể nhờ các bên cung cấp dịch vụ cho thuê tổ chức sự kiện tư vấn. Tuy nhiên concept cốt lõi của doanh nghiệp và màu sắc thương hiệu cần phải được chú trọng và làm nổi bật trong chương trình.

Hãy checklist các công việc cần triển khai để bám sát và kiểm tra, đánh giá, giải quyết nếu có phát sinh một cách kịp thời nhất.

Gợi ý về địa điểm thường được doanh nghiệp lựa chọn tổ chức sự kiện thường niên

Đa phần các công ty, doanh nghiệp, tập đoàn tổ chức các sự kiện thường niên đều lựa chọn địa điểm tổ chức uy tín, cố định và lâu năm, có địa điểm tổ chức gần trung tâm thành phố, vị trí thuận tiện gần trục đường chính và các tuyến phố để thuận tiện cho người tham dự nhất.

Yếu tố quan trọng tiếp theo không thể không kể đến sự chuyên nghiệp trong công tác tổ chức và tận tâm trong dịch vụ của các bên cho thuê hội trường, địa điểm tổ chức sự kiện. Đây là yếu tố giúp bạn tổ chức sự kiện một cách linh hoạt, nhanh chóng và hiệu quả nhờ sự trợ giúp đắc lực, cách triển khai thông minh, nhiều kinh nghiệm của bên cung cấp dịch vụ này.

Dịch vụ cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện, hội trường, đại hội, hội nghị VPlace được xếp hạng là một trong những địa điểm tổ chức uy tín hàng đầu tại Hà Nội. Nằm tại vị trí đắc địa của trung tâm thành phố thuộc quận Cầu Giấy, Thanh Xuân, Nam Từ Liêm… đây là địa điểm được các công ty, doanh nghiệp, tập đoàn lớn như: FPT, Thế giới di động, Mobifone, Techcombank… lựa chọn để tổ chức các hoạt động thường niên.

Lời kết: Với các đối tác thân thiết, sử dụng dịch vụ thường xuyên VPlace đều có những chính sách ưu đãi dành riêng, vì vậy các doanh nghiệp sẽ không phải đắn đo về ngân sách cho hoạt động tổ chức sự kiện. Sử dụng dịch vụ của VPlace chắc chắn khách hàng sẽ hài lòng về mức chi phí vô cùng hợp lý mà vẫn tận hưởng được không gian tổ chức sang trọng, cách thức tổ chức chuyên nghiệp và dịch vụ chất lượng đẳng cấp.

📌 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VIỆT NAM

🏠 Địa chỉ giao dịch: Tầng 3, tòa nhà 25T2 – N05, đường Hoàng Đạo Thúy, P.Trung Hòa, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội.

Trụ sở chính: Số 50, ngõ 126 đường Khuất Duy Tiến, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội

• 📞 Hotline trực 24/24: 0981 80 80 29 – 0353 81 33 88 – 0912 52 76 31
• ✉ Email: Vplace.vn@gmail.com
• 🌐 Website: https://vplace.vn/
• 📌 Mạng xã hội của Vplace
• 👉 Facebook: https://www.facebook.com/vplace.pg
• 👉 Twitter: https://twitter.com/hoitruongvplace
• 👉 Instagram: https://www.instagram.com/vplace.vn/
• 👉 Pinterest: https://www.pinterest.com/vnvplace/
• 👉Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCWALKGG-I_sBla2E0X1pKKw
• 👉 Linkedin: https://www.linkedin.com/today/author/hoi-truong-vplace/