Tổ chức sự kiện hội nghị chuyên nghiệp cho 100 khách mời không chỉ đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng mà còn yêu cầu một kế hoạch chi phí hợp lý để đảm bảo hiệu quả. Dưới đây là những yếu tố quan trọng cần xem xét khi dự toán chi phí tổ chức hội nghị, giúp bạn có cái nhìn chi tiết hơn về ngân sách cần chuẩn bị.

Chi phí thuê hội trường tổ chức sự kiện

• Yếu tố ảnh hưởng: Quy mô sự kiện, vị trí địa lý, trang thiết bị đi kèm, thời gian thuê và các dịch vụ hỗ trợ khác.
• Chi phí dự kiến: Từ 10 – 30 triệu VND. Hội trường với không gian đẹp, trang thiết bị đầy đủ (âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn hình LED) sẽ có giá cao hơn.
• Lựa chọn tiết kiệm: Nếu tổ chức hội nghị vào các ngày trong tuần hoặc ngoài giờ cao điểm, chi phí có thể giảm đáng kể.

Thiết bị âm thanh ánh sáng, màn LED

• Yếu tố ảnh hưởng: Loại thiết bị, độ hiện đại, công suất, quy mô của hội trường.
• Chi phí dự kiến: Từ 3 – 15 triệu VND (tùy vào kích thước từng Màn LED).
• Lựa chọn tiết kiệm: Nếu hội trường đã trang bị sẵn các thiết bị này, bạn có thể tiết kiệm được khoản chi phí thuê ngoài. Tuy nhiên, nếu yêu cầu về chất lượng hình ảnh và âm thanh cao, việc đầu tư thêm vào các thiết bị hiện đại là cần thiết để đảm bảo trải nghiệm cho khách tham dự.

Trang trí không gian hội trường

• Yếu tố ảnh hưởng: Chủ đề sự kiện, yêu cầu trang trí (sân khấu, backdrop, standee, cổng chào, hoa tươi), vật liệu sử dụng.
• Chi phí dự kiến: Từ 3 – 10 triệu VND. Trang trí đơn giản với backdrop và hoa tươi sẽ tiết kiệm hơn so với các chủ đề trang trí công phu với nhiều chi tiết.
• Lựa chọn tiết kiệm: Sử dụng backdrop in sẵn, hoa giả hoặc thuê lại các vật phẩm trang trí có thể giúp tiết kiệm chi phí.

Đồ ăn và nước  uống cho khách mời

• Yếu tố ảnh hưởng: Loại hình phục vụ (tiệc buffet, tiệc trà, finger food, set menu), chất lượng món ăn, dịch vụ phục vụ.
• Chi phí dự kiến: Từ 100.000 – 500.000 VND/khách. Với 100 khách mời, tổng chi phí dao động từ 10 – 50 triệu VND.
• Lựa chọn tiết kiệm: Có thể chọn tiệc trà hoặc finger food nếu hội nghị diễn ra ngắn, giúp giảm thiểu chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng phục vụ.

Chi phí cho nhân sự tổ chức sự kiện

• Yếu tố ảnh hưởng: Số lượng nhân sự cần thiết, yêu cầu cụ thể (MC, PG, đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật, lễ tân, bảo vệ).
• Chi phí dự kiến: Từ 5 – 15 triệu VND. Chi phí này sẽ bao gồm tiền lương cho MC, nhân viên lễ tân, nhân viên kỹ thuật, bảo vệ.
• Lựa chọn tiết kiệm: Có thể giảm bớt số lượng nhân sự hỗ trợ nếu quy mô sự kiện nhỏ hơn hoặc không yêu cầu quá nhiều hoạt động phụ trợ.

Chi phí truyền thông và Marketing

• Yếu tố ảnh hưởng: Hình thức truyền thông (online, offline), các kênh quảng cáo, chi phí sản xuất nội dung, tài liệu hội nghị (brochure, leaflet, video giới thiệu).
• Chi phí dự kiến: Từ 5 – 20 triệu VND. Nếu cần quảng bá rộng rãi trên các nền tảng số hoặc tổ chức live stream, chi phí sẽ cao hơn.
• Lựa chọn tiết kiệm: Sử dụng các nền tảng mạng xã hội miễn phí hoặc sử dụng các gói quảng cáo online với mức giá ưu đãi.

Chi phí in ấn tài liệu, quà tặng sự kiện

• Yếu tố ảnh hưởng: Số lượng tài liệu in ấn (banner, brochure, leaflet), loại quà tặng (bút, sổ tay, cốc in logo, sản phẩm thương hiệu).
• Chi phí dự kiến: Từ 3 – 10 triệu VND. Việc lựa chọn quà tặng mang tính thiết thực và đồng nhất với thương hiệu sẽ giúp tạo dấu ấn cho khách mời.
• Lựa chọn tiết kiệm: Có thể chọn các loại quà tặng nhỏ nhưng độc đáo hoặc in ấn số lượng lớn để tiết kiệm chi phí sản xuất.

Chi phí cho các hoạt động khác (Bảo hiểm, phí giấy phép)

• Yếu tố ảnh hưởng: Loại hình sự kiện, quy mô, địa điểm tổ chức.
• Chi phí dự kiến: Từ 1 – 3 triệu VND. Các chi phí này bao gồm phí bảo hiểm sự kiện, giấy phép, chi phí dọn dẹp sau sự kiện.
• Lựa chọn tiết kiệm: Đảm bảo các điều khoản hợp đồng rõ ràng để tránh phát sinh các chi phí không cần thiết.

Tổng kết chi phí dự kiện cho sự kiện hội nghị 100 khách mời 

Dựa trên các yếu tố trên, tổng chi phí để tổ chức một sự kiện hội nghị cho 100 khách mời sẽ dao động từ 40 triệu đến 150 triệu VND, tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể về chất lượng, quy mô và các yếu tố dịch vụ liên quan.

Để chi phí tối ưu hơn, bạn có thể sử dụng dịch vụ thuê hội trường tổ chức sự kiện trọn gói tại một số đơn vị cho thuê hội trường sự kiện chuyên nghiệp như Vplace. Các đơn vị chuyên nghiệp sẽ tư vấn cho bạn từ A đến Z theo nhu cầu và loại bỏ giúp bạn những chi phí không cần thiết.

Lời kết: Việc tổ chức sự kiện hội nghị 100 khách mời đòi hỏi sự chuẩn bị và lên kế hoạch chi tiết để tối ưu hóa chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng dịch vụ. Tùy thuộc vào yêu cầu của sự kiện, bạn có thể điều chỉnh các yếu tố trên để phù hợp với ngân sách, mang lại sự chuyên nghiệp và thành công cho buổi hội nghị của mình. Nếu cần hội trường 100 khách với mức chi phí tối ưu hơn hãy liên hệ ngay với Vplace để được hỗ trợ bạn nhé.

📌 VPLACE – Cho thuê hội trường trọn gói

🏠 Địa điểm chính cho thuê hội trường VPlace: 

🌟 Tầng 3&4, tòa nhà 25T2_N05, đường Nguyễn Thị Thập, P Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội

🌟 Tầng 3, tòa nhà 29T2_N05, đường Hoàng Đạo Thúy, P Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội

🌟 Tầng 11, tòa nhà VG, ngõ 235 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

… Và các hội trường tại Quận trung tâm TP. Hà Nội: Thanh Xuân, Hà Đông, Đống Đa, Ba Đình, Hoàng Mai.

📞  Hotline trực 24/24: 035.381.3388 – 0986.301.063 – 0902.242.996 – 0912.527.631 

✉ Email: Vplace.vn@gmail.com

🌐 Website: https://vplace.vn/

📌 Mạng xã hội của Vplace

👉 Facebook: https://www.facebook.com/vplace.pg

👉 Twitter: https://twitter.com/hoitruongvplace

👉 Instagram: https://www.instagram.com/vplace.vn/

👉 Pinterest: https://www.pinterest.com/vnvplace/

👉Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCWALKGG-I_sBla2E0X1pKKw

👉 Linkedin: https://www.linkedin.com/today/author/hoi-truong-vplace/