Những điều doanh nghiệp cần biết khi sử dụng dịch vụ cho thuê phòng họp

Đối với doanh nghiệp việc sử dụng phòng họp luôn luôn cần thiết và là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của những giao dịch, dự án. Vì vậy nhu cầu sử dụng dịch vụ cho thuê phòng họp ngày càng tăng cao, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ, khi chưa có khả năng xây dựng một phòng họp chuyên nghiệp tại chính cơ quan, đơn vị mình.

Tuy nhiên, không gian phòng họp chất lượng sẽ là tiền đề để phát triển những ý tưởng lớn mang tính đột phá cho doanh nghiệp. Chính điều này một số công ty, tập đoàn lớn dù có phòng họp nội bộ nhưng vẫn thuê dịch vụ bên ngoài với mong muốn tìm được không gian mới lạ, chuyên nghiệp và hiện đại nhưng giá cả vô cùng hợp lý.

Hop hop hoi nghi 3

Đánh giá về dịch vụ cho thuê phòng họp hiện nay

Ở Việt Nam, loại hình dịch vụ cho thuê phòng họp, hội nghị đang là xu hướng mới và có sự tăng trưởng cao. Đa phần các doanh nghiệp thuê phòng họp đều phục cho nhu cầu: giao dịch kinh doanh, họp bàn chiến lược, báo cáo tổng kết… với nhiều mục đích khác nhau. Đặc biệt ở Hà Nội, nơi có nền kinh tế phát triển vượt bậc, là trung tâm kinh tế chính trị của cả nước thì nhu cầu sử dụng phòng họp rất lớn.

Bởi dịch vụ cho thuê phòng họp mang lại nhiều lợi ích thiết thực vừa giúp doanh nghiệp hạn chế chi phí tối đa xây dựng phòng họp nội bộ, vừa giúp buổi họp có không khí mới, hiệu quả và thành công đó cũng chính là lý do các doanh nghiệp, đơn vị lựa chọn hình thức này.

Các dịch vụ cho thuê phòng họp ngày càng được đầu tư mạnh mẽ, ngoài việc cung cấp cơ sở vật chất hiện đại, máy móc thiết bị đầy đủ, nội thất sang trọng mang phong cách riêng thì các dịch vụ đi kèm cũng là yếu tố quan trọng quyết định doanh nghiệp có nên thuê dịch vụ hay không. Vì vậy các bên cung cấp dịch vụ luôn có sự cạnh tranh, luôn luôn cải tiến để phù hợp với nhu cầu khách hàng.

Những lưu ý khi sử dụng dịch vụ cho thuê phòng họp

Ngoài yếu tố đảm bảo không gian phòng họp chuyên nghiệp thì yếu tố tiết kiệm chi phí cũng luôn được các doanh nghiệp quan tâm đặc biệt. Vì vậy tùy vào quy mô, số lượng người tham gia lớn hay nhỏ, ít hay nhiều để có thể tính toán và lựa chọn phòng họp phù hợp nhất. Dưới đây là một vài gợi ý cho bạn.

Quy mô để sử dụng dịch vụ cho thuê phòng họp

Hop hop hoi nghi 2

Quy mô phòng họp sẽ dựa vào số lượng người tham gia thực tế và chất lượng của cuộc họp. Để lựa chọn phòng phù hợp bạn cần lên danh sách người tham dự thực tế để lựa chọn phòng có diện tích và quy mô phù hợp nhất.

Nếu trong trường hợp, số lượng người tham gia dự họp ít mà quy mô quá lớn thì gây nên tổn thất kinh phí. Ngược lại, nếu trường hợp số người tham dự đông mà quy mô phòng bé gây nên tình trạng chật chội, khó chịu.. ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp.

Cơ sở vật chất tại nơi cung cấp dịch vụ cho thuê phòng họp

Các phòng họp tiêu chuẩn được đánh giá trên yếu tố đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, nội thất trang trí sang trọng, gọn gàng, sạch sẽ và hiện đại. Bên cạnh đó các yếu tố như: âm thanh, ánh sáng, màn chiếu, màn hình LED, điều hòa…đều phải chu toàn.

Không gian và màu sắc của phòng họp

Hầu hết các cuộc họp thường mang tính đánh giá, tổng kết, đưa ra phương án, ý tưởng mới… nên không gian chủ yếu phải đảm bảo yếu tố yên tĩnh, thoáng mát nhưng vẫn tạo cảm giác ấm cúng, thân thiện để người tham gia thấy được sự thoải mái, tích cực nhất.

Màu sắc trang nhã, thiết kế hài hòa theo phong cách không mờ nhạt và không sặc sỡ sẽ giúp cho người tham dự tập trung cao độ và thoải mái sáng tạo.

Kết cấu phòng họp

Tùy vào nhu cầu, mục đích sử dụng mà khách hàng có thể lựa chọn linh hoạt các kết cấu phòng phù hợp với chủ đề của mình. Ví dụ như những cuộc họp mang tính giao dịch, ký kết hợp đồng, hợp tác, hội nghị cổ đông… hãy lựa chọn phòng họp kiểu chữ U giúp tương tác cao hơn và không gian yên tĩnh, sang trọng và chuyên nghiệp.

Địa điểm tổ chức phòng họp

Đa phần phòng họp đến từ nhu cầu của các doanh nghiệp là chủ yếu, nên địa điểm tổ chức các cuộc họp đa phần ưu tiên ở vị trí trung tâm thành phố, gần mặt đường lớn, sẽ thuận tiện cho quá trình di chuyển của người tham gia.

Hop hop hoi nghi 1

Vì sao các doanh nghiệp lại ưu tiên sử dụng dịch vụ cho thuê phòng họp của VPlace?

Yếu tố thứ nhất là tiết kiệm chi phí: đây có lẽ là yếu tố đầu tiên mà các doanh nghiệp đánh giá về dịch vụ của VPlace, do sở hữu số lượng phòng khá lớn cùng một mặt bằng nên VPlace tận dụng được mọi lợi thế của mình để đưa ra mức chi phí hợp lý nhất. Chỉ từ 399K/giờ/phòng doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ thuê phòng chuyên nghiệp, hiện đại cho mọi cuộc họp.
Yếu tố thứ 2 là trang thiết bị đầy đủ và hiện đại: tất cả các phòng họp của VPlace đều cung cấp đầy đủ trang thiết bị quan trọng, bởi trong mọi khâu chuẩn bị chúng tôi luôn đặt lợi ích và trải nghiệm của khách hàng lên hàng đầu để yên tâm tuyệt đối.
Yếu tố thứ 3 là không gian hiện đại: mang phong cách sang trọng, hiện đại; không gian thoáng mát, sạch sẽ; cách setup phù hợp với tất cả các loại hình hội họp… giúp cho khách hàng cảm thấy thoải mái nhất khi bước chân đến đây.
Yếu tố thứ 4 là sự chuyên nghiệp và linh hoạt: các doanh nghiệp muốn sử dụng dịch vụ linh động theo ngày, giờ hoặc lâu dài đều được VPlace sắp xếp và hỗ trợ hết mình. Chúng tôi không chỉ chuyên nghiệp về cách setup mà đội ngũ nhân sự vô cùng nhạy bén, tận tâm sẽ đồng hành và hỗ trợ khách hàng một cách nhanh nhất.
Yếu tố thứ 5 là bảo mật thông tin: lựa chọn VPlace chính là lựa chọn địa điểm đến an toàn, an ninh và bảo mật một cách tốt nhất. Chúng tôi luôn cam kết mọi nội dung và thông tin trong cuộc họp của doanh nghiệp sẽ được bảo mật tuyệt đối bằng phần mềm tân tiến.

Lời kết: VPlace là một trong những địa điểm cung cấp dịch vụ cho thuê phòng họp, hội nghị số lượng lớn uy tín tại Hà Nội. Với vị trí thuận lợi ở trung tâm thành phố thuộc Quận Cầu Giấy, Hà Đông, Nam Từ Liêm… sẽ phục vụ được đa dạng đối tượng khách hàng.

Thông qua bài viết này, VPlace hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp có thêm những thông tin hữu ích trong việc sử dụng dịch vụ cho thuê phòng họp cho đơn vị mình.

📌 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VIỆT NAM

🏠 Địa chỉ giao dịch: Tầng 3, tòa nhà 25T2 – N05, đường Hoàng Đạo Thúy, P.Trung Hòa, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội.

Trụ sở chính: Số 50, ngõ 126 đường Khuất Duy Tiến, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội