Mùa hè là thời điểm lý tưởng để các doanh nghiệp tổ chức sự kiện: hội nghị tổng kết, đào tạo nội bộ, gặp mặt khách hàng, ra mắt sản phẩm hay các hoạt động kết nối nội bộ. Tuy nhiên, tổ chức sự kiện vào mùa nắng nóng cũng tiềm ẩn không ít thử thách nếu không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và lựa chọn hội trường phù hợp. Dưới đây là những lưu ý quan trọng khi thuê hội trường vào mùa hè, cùng giải pháp toàn diện từ Vplace – Đơn vị cho thuê hội trường chuyên nghiệp tại Hà Nội.

 Hệ thống điều hòa – yếu tố sống còn

Mùa hè tại Hà Nội thường kéo dài từ tháng 5 đến hết tháng 8 với nền nhiệt cao, đôi khi lên tới 39–40 độ C. Trong điều kiện đó, hội trường tổ chức sự kiện cần có:

• Hệ thống điều hòa trung tâm hoặc điều hòa công suất lớn đảm bảo làm mát đều khắp không gian.
• Kiểm tra định kỳ và bảo dưỡng thiết bị làm mát, tránh tình trạng hỏng đột ngột khi sự kiện đang diễn ra.
• Không gian kín, cách nhiệt tốt, tránh ánh nắng trực tiếp chiếu vào gây nóng.

Giải pháp từ thuê hội trường Vplace: Tất cả các hội trường tại Vplace đều được trang bị hệ thống điều hòa công suất lớn, được kiểm tra định kỳ. Không gian được thiết kế tối ưu khả năng cách nhiệt và giữ mát, giúp khách mời luôn thoải mái trong suốt chương trình.

Thực đơn nhẹ nhàng, mát lành, đảm bảo sức khỏe

Vào mùa hè, thực đơn phục vụ sự kiện nên ưu tiên các món ăn thanh đạm, dễ tiêu, hạn chế dầu mỡ và có yếu tố giải nhiệt. Bên cạnh đó, không thể thiếu:

• Nước uống lạnh (trà đá, nước trái cây, nước ép) tại khu vực đón tiếp hoặc trong phòng họp.
• Tiệc nhẹ buổi sáng hoặc tiệc mặn sau chương trình phải được bảo quản đúng cách, tránh hư hỏng do thời tiết.

Giải pháp từ Vplace: Vplace cung cấp thực đơn đa dạng theo yêu cầu, từ tiệc trà, bánh ngọt đến bữa trưa theo mâm. Tất cả đều được chế biến tại bếp riêng và bảo quản đúng tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm. Đội ngũ phục vụ chuyên nghiệp, giúp sự kiện thêm trọn vẹn mà không phải lo về hậu cần.

Không gian thuê hội trường thoáng đãng, ánh sáng hài hòa

Một hội trường với thiết kế mở, trần cao, thoáng đãng sẽ mang lại cảm giác dễ chịu hơn trong mùa hè. Ngoài ra, việc tận dụng ánh sáng tự nhiên giúp tiết kiệm năng lượng và giảm cảm giác bí bách.

Ưu tiên các hội trường có cửa sổ lớn, rèm chắn nắng.

Sử dụng tone màu dịu mát như trắng, xanh, be nhạt để tạo cảm giác nhẹ nhàng.

Giải pháp từ Vplace: Các hội trường tại Vplace có thiết kế hiện đại, trần cao, ánh sáng điều chỉnh linh hoạt, mang lại không gian mát mẻ, trang nhã. Ngoài ra, tùy vào loại sự kiện, khách hàng có thể lựa chọn mô hình sắp xếp bàn ghế phù hợp như: bàn tròn, bàn chữ U, lớp học, rạp hát… đảm bảo vừa công năng, vừa thoáng mát.

Trang thiết bị hỗ trợ sự kiện đầy đủ và hoạt động ổn định

Nhiệt độ cao có thể ảnh hưởng đến hiệu suất hoạt động của các thiết bị như: micro, loa, máy chiếu, đèn chiếu sáng. Nếu thuê hội trường vào mùa hè, bạn cần đảm bảo:

• Tất cả thiết bị được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi sự kiện diễn ra.
• Có đội ngũ kỹ thuật trực tại sự kiện để xử lý sự cố.
• Có sẵn thiết bị dự phòng (micro, dây tín hiệu, máy chiếu…).

Giải pháp từ Vplace: Vplace trang bị trọn bộ thiết bị hiện đại, hỗ trợ âm thanh – ánh sáng – trình chiếu với đội ngũ kỹ thuật chuyên trách 24/7. Khách hàng có thể yên tâm tuyệt đối về khâu kỹ thuật, kể cả khi sự kiện diễn ra nguyên ngày.

Linh hoạt về thời gian và chi phí

Một số doanh nghiệp có nhu cầu thuê hội trường vào mùa hè nhưng chỉ cần sử dụng trong vài giờ hoặc nửa buổi sáng. Việc lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ linh hoạt về thời gian thuê và mức chi phí là rất quan trọng để tối ưu ngân sách.

Giải pháp từ Vplace: Vplace cung cấp các gói thuê linh hoạt theo giờ, buổi hoặc nguyên ngày, với chính sách giá ưu đãi cho doanh nghiệp thuê định kỳ hoặc thuê số lượng lớn. Vplace cũng hỗ trợ xuất hóa đơn nhanh chóng, rõ ràng, phù hợp với các đơn vị hành chính – sự nghiệp hoặc doanh nghiệp tổ chức chuyên nghiệp.

Phương án dự phòng cho các tình huống phát sinh

Dù mùa hè không mưa nhiều, nhưng vẫn có thể xuất hiện những cơn mưa giông bất ngờ hoặc sự cố về giao thông. Vì vậy, khi thuê hội trường, cần lưu ý:

• Có khu vực chờ, tránh nắng hoặc trú mưa cho khách.
• Bãi đỗ xe đủ rộng, an toàn.
• Dễ tiếp cận bằng phương tiện công cộng.

Giải pháp từ Vplace: Tọa lạc tại trung tâm Hà Nội, gần các trục đường lớn, Vplace sở hữu vị trí thuận tiện, dễ tìm, gần bến xe – bến tàu và có nhiều bãi gửi xe quanh khu vực. Các hội trường đều có sảnh chờ rộng, có mái che, sẵn sàng đón tiếp khách kể cả khi trời nắng gắt hoặc mưa bất chợt.

Lời kết: Tổ chức sự kiện vào mùa hè không hề đơn giản nếu bạn không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và lựa chọn đúng đối tác cung cấp không gian sự kiện chuyên nghiệp. Với kinh nghiệm đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp tại Hà Nội, Vplace tự tin là lựa chọn lý tưởng giúp bạn tổ chức sự kiện thành công trong mọi điều kiện thời tiết. Hãy để Vplace giúp bạn kiến tạo những sự kiện mát mẻ – chỉn chu – ấn tượng, kể cả trong những ngày hè nóng bức nhất!

📌 VPLACE – Cho thuê hội trường trọn gói

🏠 Địa điểm chính cho thuê hội trường VPlace: 

🌟 Tầng 3&4, tòa nhà 25T2_N05, đường Nguyễn Thị Thập, P Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội

🌟 Tầng 3, tòa nhà 29T2_N05, đường Hoàng Đạo Thúy, P Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội

🌟 Tầng 11, tòa nhà VG, ngõ 235 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

… Và các hội trường tại Quận trung tâm TP. Hà Nội: Thanh Xuân, Hà Đông, Đống Đa, Ba Đình, Hoàng Mai.

📞  Hotline trực 24/24: 035.381.3388 – 0986.301.063 – 0902.242.996 – 0912.527.631 

✉ Email: Vplace.vn@gmail.com

🌐 Website: https://vplace.vn/

📌 Mạng xã hội của Vplace

👉 Facebook: https://www.facebook.com/vplace.pg

👉 Twitter: https://twitter.com/hoitruongvplace

👉 Instagram: https://www.instagram.com/vplace.vn/

👉 Pinterest: https://www.pinterest.com/vnvplace/

👉Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCWALKGG-I_sBla2E0X1pKKw

👉 Linkedin: https://www.linkedin.com/today/author/hoi-truong-vplace/