Với các doanh nghiệp hiện nay đều sử dụng phòng hội nghị công ty để triển khai các hoạt động hội nghị trong thời gian ngắn, tuy chỉ diễn ra vài giờ nhưng nó mang tính chất quan trọng và quyết định nhanh các vấn đề còn vướng mắc. Giúp công ty và doanh nghiệp đưa ra phương án giải quyết trước tập thể một cách triệt để nhất.

Vì hội nghị mang tính chất quan trọng nên dịch vụ thuê phòng hội nghị luôn được quan tâm và thực hiện một cách cẩn thận. Vì vậy để tạo nên sự thành công của buổi hội nghị này, khi thuê phòng hội nghị cho công ty bạn cần lưu ý những điều dưới đây nhé.

Sơ đồ hóa các vị trí của phòng hội nghị công ty để dễ tìm và hình dung

Các doanh nghiệp, công ty thường thuê phòng hội nghị chuyên nghiệp bởi các buổi hội nghị này mang tính quy mô lớn, số người tham dự đa phần đông nên sẽ phải tổ chức ở phòng có quy mô lớn. Tuy nhiên điều này sẽ đồng nghĩa với việc kiểm soát chỗ ngồi, chỗ đi lại sẽ khó khăn hơn.

Vì vậy khi tổ chức hội nghị, công ty nên lựa chọn các phòng có vị trí chỗ ngồi được sơ đồ hóa, điều này sẽ giúp khách hàng dễ tìm tìm vị trí và hình dung được chỗ ngồi của mình, kiểu soát được chỗ đi lại một cách thuận tiện nhất.

Đảm bảo chất lượng và mức độ an toàn trang thiết bị trong phòng hội nghị

Để buổi hội nghị diễn ra an toàn và thành công phải kiểm tra đầy đủ các trang thiết bị đạt yêu cầu về chất lượng thông qua file bàn giao được xác nhận.

Không để tình trạng thiết bị hỏng hóc, thiếu, rơi hoặc trục trặc… ảnh hưởng đến tiến độ và quá trình thực hiện tổ chức hội nghị.

Với các trang thiết bị đặt để trong phòng hội nghị công ty phải được đảm bảo an toàn tuyệt đối, tránh các sự cố xảy ra như: cháy nổ, sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp đến buổi hội nghị và sức khỏe của khách mời tham gia.

Lưu ý thuê phòng hội nghị công ty với sức chứa và bãi đỗ xe

Tùy vào số lượng khách tham gia hội nghị để doanh nghiệp tính toán thuê phòng hội nghị với sức chứa và bãi đỗ xe phù hợp nhất. Nếu phần này không được sát sao có thể gây nên sự lãng phí cho doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ chưa phù hợp.

Sức chứa tại phòng hội nghị công ty

Với các bên cho thuê phòng tổ chức hội nghị sẽ luôn trao đổi và thống nhất với doanh nghiệp về số lượng người tham gia sự kiện để thiết kế phòng sử dụng với diện tích phù hợp nhất. Nếu lựa chọn không đúng có thể sẽ gặp phải tình trạng phòng quá rộng, trống nhiều bàn ghế làm phí phạm ngân sách, chi phí thuê địa điểm tổ chức hội nghị.

Từ sức chứa của phòng có thể lựa chọn và bố trí bàn ghế sao cho phù hợp nhất từ sân khấu, bàn ghế đến chỗ đặt để âm thanh và vật dụng hỗ trợ khác.

Khi setup phòng hội nghị cũng cần phải căn cứ vào độ rộng, độ hẹp, sự hài hòa và hợp lý về mặt không gian để sắp xếp vị trí chỗ ngồi dễ dàng.  Việc bố trí bàn ghế như thế nào giúp người ngồi cảm thấy thông thoáng và tiện lợi khi di chuyển phải được ưu tiên.

Bãi đỗ xe khi tham gia hội nghị công ty

Hầu hết các trung tâm, dịch vụ cung cấp địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đều luôn đảm bảo tiêu chí này. Bãi đỗ rộng rãi giúp khách mời có thể để xe máy, ô tô thoải mái nhất và yên tâm về sự an toàn đối với phương tiện của mình.

Một số trung tâm tổ chức sự kiện hiện nay đều thiết kế bãi đỗ xe thông minh ở hầm tòa nhà, khách sạn hoặc trung tâm giúp khách hàng lấy xe, tìm xe một cách dễ dàng và thuận tiện nhất.

Lời kết: trên đây là một số lưu ý khi thuê phòng hội nghị công ty mà VPlace muốn nhấn mạnh đến các doanh nghiệp, đơn vị cần quan tâm khi sử dụng dịch vụ. Để tổ chức cho các buổi hội nghị, sự kiện của mình hiệu quả và thành công nhất khách hàng hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn cụ thể.

📌 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VIỆT NAM

🏠 Địa chỉ giao dịch: Tầng 3, tòa nhà 25T2 – N05, đường Hoàng Đạo Thúy, P.Trung Hòa, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội.

Trụ sở chính: Số 50, ngõ 126 đường Khuất Duy Tiến, Phường Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội

• 📞 Hotline trực 24/24: 0981 80 80 29 – 0353 81 33 88 – 0912 52 76 31
• ✉ Email: Vplace.vn@gmail.com
• 🌐 Website: https://vplace.vn/
• 📌 Mạng xã hội của Vplace
• 👉 Facebook: https://www.facebook.com/vplace.pg
• 👉 Twitter: https://twitter.com/hoitruongvplace
• 👉 Instagram: https://www.instagram.com/vplace.vn/
• 👉 Pinterest: https://www.pinterest.com/vnvplace/
• 👉Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCWALKGG-I_sBla2E0X1pKKw
• 👉 Linkedin: https://www.linkedin.com/today/author/hoi-truong-vplace/