Ngày 20/10 – Ngày Phụ nữ Việt Nam là dịp để các doanh nghiệp bày tỏ sự tri ân và tôn vinh những đóng góp của phái nữ trong công ty. Để sự kiện trở nên chỉn chu, ấn tượng thì khâu chuẩn bị là yếu tố quan trọng quyết định thành công. Dưới đây là các bước giúp doanh nghiệp chuẩn bị một sự kiện 20/10 chuyên nghiệp, hiệu quả và tạo dấu ấn bạn nên tham khảo.

Lên kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện 20/10

Để tổ chức sự kiện 20/10 thành công, cần tuân thủ các bước dưới đây:

Xác định mục tiêu của sự kiện 20/10

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu của sự kiện. Đây có thể là buổi tiệc tri ân, ngày vui chơi thư giãn, hội thảo chia sẻ kinh nghiệm hoặc hoạt động nội bộ gắn kết nhân viên. Khi xác định được mục tiêu, bạn sẽ dễ dàng lựa chọn các hoạt động phù hợp và tập trung hơn trong việc chuẩn bị.

Dự trù ngân sách

Sau khi có mục tiêu, hãy lập kế hoạch ngân sách chi tiết cho sự kiện. Điều này bao gồm các chi phí về thuê hội trường, trang trí, âm thanh, ánh sáng, quà tặng, đồ ăn uống (teabreak hoặc tiệc), cả chi phí cho các hoạt động vui chơi hay thuê diễn giả.

Lập danh sách các hoạt động

Các hoạt động cần thiết trong sự kiện có thể bao gồm:

• Vinh danh và tặng quà cho các nữ nhân viên.
• Hoạt động vui chơi, team building.
• Buổi hội thảo hoặc chia sẻ về chủ đề phụ nữ trong công việc.
• Các hoạt động làm đẹp, chăm sóc sức khỏe dành cho phụ nữ.

Chọn địa điểm phù hợp

• Không gian tổ chức sự kiện: Tùy thuộc vào quy mô sự kiện, bạn có thể lựa chọn tổ chức tại văn phòng công ty, phòng hội nghị, nhà hàng hoặc không gian ngoài trời. Nếu doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn, nên cân nhắc thuê hội trường để đảm bảo không gian thoải mái và tiện nghi cho khách mời.
• Chuẩn bị trang trí: Không gian trang trí phải phù hợp với chủ đề và tạo cảm giác ấm cúng, vui vẻ. Sử dụng background, bóng bay, các vật phẩm trang trí sáng tạo để tạo điểm nhấn cho sự kiện. Ngoài ra, cổng chào, banner và backdrop cũng cần được thiết kế chuyên nghiệp để tạo hiệu ứng tốt cho các bức ảnh check-in của khách mời.

Thiết lập kịch bản chương trình

• Tạo kịch bản chi tiết: Sự kiện cần có kịch bản rõ ràng từ khâu đón tiếp đến phần kết thúc. Kịch bản bao gồm các phần như giới thiệu, phát biểu, trao giải, hoạt động giải trí và ăn uống. Đảm bảo tất cả các hạng mục đều có thời gian cụ thể để tránh tình trạng lộn xộn hoặc kéo dài thời gian không cần thiết.
• Chọn người dẫn chương trình chuyên nghiệp: MC (người dẫn chương trình) đóng vai trò quan trọng trong việc dẫn dắt sự kiện. Lựa chọn một MC có kinh nghiệm, có thể tạo không khí sôi động và biết cách xử lý tình huống phát sinh sẽ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ, thành công.

Chuẩn bị phần quà và ưu đãi cho khách mời

• Lựa chọn quà tặng ý nghĩa: Quà tặng cho các nhân viên nữ cần phải được lựa chọn kỹ lưỡng và phù hợp với chủ đề sự kiện. Đó có thể là các món quà chăm sóc sắc đẹp, sức khỏe, hoặc các sản phẩm thiết thực như sổ tay, bình nước, mỹ phẩm.
• Tạo ra các ưu đãi, khuyến mãi: Nếu sự kiện có sự góp mặt của khách hàng nữ, doanh nghiệp có thể kèm theo các chương trình khuyến mãi, ưu đãi đặc biệt dành riêng cho họ trong dịp 20/10.

Sắp xếp âm thanh, ánh sáng và trang thiết bị

• Kiểm tra kỹ lưỡng trước sự kiện: Hệ thống âm thanh và ánh sáng là yếu tố quan trọng quyết định đến chất lượng của sự kiện. Hãy chắc chắn rằng mọi thiết bị đều hoạt động tốt trước khi sự kiện diễn ra, bao gồm micro, loa, máy chiếu, và đèn sân khấu. Đội ngũ kỹ thuật cần có mặt để xử lý các vấn đề phát sinh ngay lập tức.
• Cài đặt và bố trí không gian hợp lý: Không gian tổ chức cần được bố trí gọn gàng, đẹp mắt, đảm bảo khách mời có đủ chỗ ngồi thoải mái và dễ dàng di chuyển. Bố trí chỗ ngồi hợp lý cho các phần của chương trình như sân khấu, khu vực thưởng thức tiệc teabreak, hay khu vực check-in.

Truyền thông nội bộ và quảng bá sự kiện

• Thông báo và mời khách tham dự: Gửi thông báo mời tham dự sự kiện qua email, bảng tin nội bộ, hoặc nhóm chat công ty. Thông báo cần nêu rõ thời gian, địa điểm và nội dung chính của sự kiện để mọi người có thể chuẩn bị tốt nhất.
• Quảng bá qua mạng xã hội: Nếu sự kiện có liên quan đến khách hàng, hãy sử dụng các kênh mạng xã hội như Facebook, Instagram hoặc LinkedIn để quảng bá về sự kiện. Bên cạnh đó, các hoạt động livestream hoặc đăng ảnh trước, trong và sau sự kiện cũng là cách để tạo dấu ấn tốt cho thương hiệu của doanh nghiệp.

Chuẩn bị đồ ăn, teabreak

• Chọn thực đơn phù hợp: Dù tổ chức một tiệc nhỏ hay lớn, đồ ăn và đồ uống cũng cần được chuẩn bị cẩn thận. Với các sự kiện nhẹ, bạn có thể tổ chức một buổi teabreak với các món ăn nhẹ, nước trái cây hoặc cafe. Đối với các sự kiện buổi tối, hãy cân nhắc phục vụ tiệc mặn với các món ăn ngon và đa dạng, đảm bảo đáp ứng đủ nhu cầu của khách mời.
• Dịch vụ teabreak chuyên nghiệp: Nếu doanh nghiệp không có điều kiện tự chuẩn bị, thuê dịch vụ teabreak di động sẽ là giải pháp tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng. Đội ngũ cung cấp dịch vụ sẽ lo phần bày trí, phục vụ và dọn dẹp sau tiệc.

Tổ chức trò chơi, hoạt động giải trí

• Tạo không khí vui vẻ, thoải mái: Để sự kiện thêm phần sôi động, doanh nghiệp có thể tổ chức các trò chơi vui nhộn như đố vui, thi hát karaoke, hoặc thi tài năng. Các hoạt động giải trí này không chỉ tạo ra tiếng cười mà còn giúp tăng tính gắn kết giữa các nhân viên.
• Trao giải thưởng: Việc trao các phần thưởng nhỏ sẽ khuyến khích sự tham gia của mọi người và làm cho không khí sự kiện thêm hào hứng. Đó có thể là quà tặng cho những người thắng trong trò chơi hoặc giải thưởng dành cho những phụ nữ có đóng góp xuất sắc trong công việc.

Lời kết: Một sự kiện 20/10 chỉn chu không chỉ giúp tôn vinh phụ nữ mà còn góp phần xây dựng hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp và quan tâm đến nhân viên. Bằng cách lên kế hoạch cẩn thận, chuẩn bị kỹ lưỡng, chú trọng từng chi tiết, doanh nghiệp sẽ mang lại một buổi lễ ý nghĩa, đáng nhớ và thành công.

📌 VPLACE – Cho thuê hội trường trọn gói

🏠 Địa điểm chính cho thuê hội trường VPlace: 

🌟 Tầng 3&4, tòa nhà 25T2_N05, đường Nguyễn Thị Thập, P Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội

🌟 Tầng 3, tòa nhà 29T2_N05, đường Hoàng Đạo Thúy, P Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội

🌟 Tầng 11, tòa nhà VG, ngõ 235 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

… Và các hội trường tại Quận trung tâm TP. Hà Nội: Thanh Xuân, Hà Đông, Đống Đa, Ba Đình, Hoàng Mai.

📞  Hotline trực 24/24: 035.381.3388 – 0986.301.063 – 0902.242.996 – 0912.527.631 

✉ Email: Vplace.vn@gmail.com

🌐 Website: https://vplace.vn/

📌 Mạng xã hội của Vplace

👉 Facebook: https://www.facebook.com/vplace.pg

👉 Twitter: https://twitter.com/hoitruongvplace

👉 Instagram: https://www.instagram.com/vplace.vn/

👉 Pinterest: https://www.pinterest.com/vnvplace/

👉Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCWALKGG-I_sBla2E0X1pKKw

👉 Linkedin: https://www.linkedin.com/today/author/hoi-truong-vplace/