Trong một công ty, người quản lý là người chịu trách nhiệm điều phối nỗ lực của các cá nhân hoặc phân bổ nguồn lực. Người này thiết lập các chỉ số hiệu suất chính và mục tiêu và chỉ đạo nhóm của mình đạt được chúng. Là người quản lý, anh ấy có trách nhiệm hỗ trợ các thành viên trong nhóm của mình theo cách hỗ trợ công việc của họ và khuyến khích những nỗ lực của họ.

Cập nhật: Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét vai trò của người quản lý là gì và những phẩm chất cần thiết để trở thành người quản lý giỏi và phát huy tối đa năng lực của nhóm mình.

Một người quản lý giỏi sẽ đảm bảo sự gắn kết của nhóm và dẫn dắt nhóm đạt được các mục tiêu mong đợi.

Bạn có muốn phát triển kỹ năng quản lý của mình không ? Hãy đọc tiếp! Dưới đây chúng ta sẽ xem xét các kỹ năng của người quản lý và cung cấp cho bạn 11 lời khuyên để phát triển các kỹ năng giao tiếp và chuyên môn để trở thành một người quản lý giỏi.

Vai trò của người quản lý là gì?

Người quản lý chiếm vị trí quan trọng trong sơ đồ tổ chức, giữa ban quản lý công ty (tổng giám đốc, phó chủ tịch, giám đốc, v.v.) và nhân viên. Vai trò của người quản lý là hiểu các sáng kiến ​​và mục tiêu chiến lược của ban quản lý và chuyển chúng thành các hành động tập thể và cá nhân để đạt được các mục tiêu này.

Mặc dù các nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể mà người quản lý phải đảm nhiệm có thể khác nhau đáng kể tùy thuộc vào công ty, ngành hoặc phòng ban mà họ giám sát, nhưng trách nhiệm quản lý chủ yếu thuộc về các danh mục sau:

• Quản lý quy trình : Người quản lý có trách nhiệm khái niệm hóa và triển khai các quy trình và luồng công việc cần thiết để đạt được mục tiêu;
• Quản lý nhân sự : Người quản lý phải chỉ đạo nhân viên thực hiện các nhiệm vụ riêng biệt và đảm bảo rằng các nhiệm vụ này có liên quan đến các kết quả, biện pháp hoặc mục tiêu cụ thể;
• Quản lý kỳ vọng : Người quản lý phải quản lý kỳ vọng của cấp dưới trực tiếp (công việc cần làm) và hệ thống phân cấp.

Thế nào là một người quản lý giỏi?

Phong cách quản lý có thể khác nhau tùy theo từng nhà quản lý. Bất chấp mọi thứ, vẫn có những kỹ năng và phẩm chất cần thiết để trở thành một nhà quản lý giỏi: giao tiếp, tinh thần đồng đội, tổ chức là một số phẩm chất của một nhà quản lý giỏi.

11 mẹo để trở thành người quản lý giỏi hơn

Dưới đây chúng tôi thảo luận những mẹo bạn có thể áp dụng để cải thiện kỹ năng quản lý của mình trong công ty và khi lãnh đạo một nhóm.

1. Phối hợp tất cả các mục tiêu

Là người quản lý, trong tất cả các hành động quyết định bạn có thể thực hiện cho nhóm của mình, cách tốt nhất vẫn là khiến họ hiểu được tầm quan trọng của công việc họ làm. Theo nghiên cứu của chúng tôi , các nhóm xác định rõ ràng nỗ lực của họ đóng góp như thế nào vào mục tiêu của công ty sẽ gắn kết gấp đôi so với các nhóm không làm như vậy.

Thật không may, chỉ có 26% nhân viên hình dung rõ ràng nhiệm vụ cá nhân của họ đóng góp như thế nào vào mục tiêu của công ty và chỉ 16% tin rằng công ty của họ xác định rõ ràng mục tiêu và truyền đạt chúng một cách hiệu quả. Tuy nhiên, việc hiểu được tính hữu ích của một số bước và nhiệm vụ nhất định trong chiến lược của bạn, khi tạo ra sản phẩm hoặc phát triển doanh nghiệp sẽ giúp nhóm của bạn cảm thấy được tôn trọng.

Là người quản lý, bạn nên làm rõ mục tiêu để đồng nghiệp thấy rõ mối liên hệ giữa công việc của họ và mục tiêu của công ty. Bằng cách truyền đạt thông tin này cho các thành viên trong nhóm và giúp họ hiểu được đóng góp chung của mình, bạn sẽ thúc đẩy họ thể hiện tốt nhất. Loại trao đổi này có thể diễn ra trong các cuộc phỏng vấn cá nhân chẳng hạn.

Để giúp mọi người hình dung rõ hơn về cách các nhiệm vụ hàng ngày của họ đóng góp vào mục tiêu của nhóm và công ty, hãy sử dụng công cụ theo dõi mục tiêu. Bạn có biết rõ mục tiêu của mình không? Thật hoàn hảo! Nhưng bạn sẽ thấy rằng khi tạo ra những kết nối này, mọi thứ sẽ trở nên rõ ràng hơn.

2. Tạo ra một môi trường hòa nhập

Vì vậy, chúng tôi đã xác định rằng để tăng năng suất, việc thống nhất mục tiêu của nhóm với mục tiêu của công ty là một lợi thế thực sự. Chắc chắn là vậy, nhưng làm sao chúng ta có thể đạt được điều này? Ở đây nữa, chúng ta hãy lắng nghe ý kiến ​​của Viện Brookings: theo nghiên cứu của họ , việc tạo ra mối quan hệ xã hội giữa các đồng nghiệp là yếu tố đầu tiên giúp mang lại ý nghĩa cho tinh thần làm việc nhóm.

Mặc dù việc tạo ra một nền văn hóa công ty hòa nhập và tích cực cần có thời gian và công sức, nhưng nó sẽ mang lại động lực và sự gắn kết cao hơn từ các đồng nghiệp của bạn. Các thành viên trong nhóm có mối quan hệ tốt và cam kết làm tốt công việc sẽ tạo ra những sản phẩm hoàn thiện có chất lượng cao hơn. Bây giờ, câu hỏi cơ bản là: làm thế nào để quản lý một nhóm trong một môi trường toàn diện?

Câu trả lời nằm ở mức độ trí tuệ cảm xúc của bạn . Kỹ năng bổ sung này đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra môi trường làm việc hòa nhập. Thật vậy, trí tuệ cảm xúc phát triển có nghĩa là sự hợp tác và giao tiếp hiệu quả hơn, chưa kể đến khả năng xây dựng các mối quan hệ giữa các cá nhân sâu sắc hơn.

Sau đây là một số kỹ thuật giúp phát triển trí tuệ cảm xúc và biến nó thành một lợi thế của bạn với tư cách là một nhà quản lý:

• Giao tiếp cởi mở và chủ động với đồng nghiệp để tìm hiểu cảm nhận của họ về công việc và nhóm của họ.
• Dành đủ thời gian để phản hồi và thảo luận để mọi người đều cảm thấy an toàn.
• Giúp đồng nghiệp của bạn cảm thấy được hỗ trợ bằng cách đánh giá cao ý tưởng và công nhận công việc của họ.
• Xác định phẩm chất riêng của từng thành viên trong nhóm và đảm bảo họ cảm thấy thoải mái khi phát biểu.

Thiết lập các chuẩn mực nhóm khuyến khích toàn bộ nhóm trở nên hòa nhập.

3. Ủy quyền

Quản lý vi mô xảy ra khi một người cố gắng kiểm soát một dự án từ đầu đến cuối, thậm chí đến từng chi tiết nhỏ nhất. Phải thừa nhận rằng không phải lúc nào cũng dễ dàng để phụ trách một dự án và đảm bảo sự thành công của dự án mà không muốn quản lý mọi thứ cùng một lúc. Nhưng nếu bạn nhận ra điều này, bạn đã thực hiện bước đầu tiên để tránh rơi vào bẫy quản lý vi mô.

Có vấn đề gì với cách quản lý vi mô này? Sau đây là một số tác động mà nó sẽ mang lại cho nhóm của bạn:

• Sự mất lòng tin lan rộng
• Sự khó chịu ngày càng tăng
• Thiếu tự tin vào khả năng của mình, cũng như vào chính mình
• Xu hướng kiệt sức
• Tổng quan không đồng đều
• Thiếu khách quan về những lỗi bạn cần sửa

Để giải quyết vấn đề này, hãy tập phân công một số trách nhiệm nhất định cho các thành viên trong nhóm của bạn. Nhưng hãy cẩn thận: để làm việc hiệu quả, người quản lý phải biết điểm mạnh và điểm yếu của từng người. Phân công nhiệm vụ dựa trên chuyên môn và mục tiêu của đồng nghiệp.

Với tư cách là một nhà lãnh đạo, không một kỹ năng nào trong số này sẽ có ích nếu không có được sự tin tưởng của nhóm bạn. Trong khi đạo đức có thể được dạy, thì tính chính trực lại không như vậy. Và thậm chí nếu bạn có nền giáo dục tốt nhất có thể, cho đến khi bạn học được cách đưa ra phán đoán đúng đắn và áp dụng kiến ​​thức đó vào bối cảnh cụ thể của mình, bạn chắc chắn sẽ mắc lỗi.”

—  Dustin Moskovitz, đồng sáng lập Asana

Về phần mình, bạn cũng nên nhớ rằng các thành viên trong nhóm của bạn không phải lúc nào cũng áp dụng cùng phương pháp làm việc như bạn và đôi khi họ sẽ thất bại. Là người quản lý, bạn cũng có trách nhiệm xác định những vấn đề này càng nhanh càng tốt và hỗ trợ tối đa cho nhóm của mình để giúp họ thành công về lâu dài.

Nếu trẻ mắc lỗi, hãy kiên nhẫn và khuyến khích trẻ đặt câu hỏi. Hãy nhớ rằng một người quản lý giỏi cũng là một huấn luyện viên giỏi. Mọi thứ không diễn ra theo đúng kế hoạch sao? Đừng lo lắng! Đối với đồng nghiệp của bạn, đây là cơ hội để học hỏi; Với bạn, đây là thời điểm hoàn hảo để phát triển kỹ năng của mình.

4. Làm rõ mục tiêu và kỳ vọng

Mục tiêu rõ ràng vẫn là cách hiệu quả nhất để đạt được thành công trong bất kỳ dự án nào. Và chính xác, nhiệm vụ của người quản lý là làm rõ kết quả mong đợi cho mọi người. Những kỳ vọng này càng rõ ràng thì nhóm của bạn sẽ càng dễ dàng đáp ứng được.

Với suy nghĩ này, bạn có thể sử dụng mục tiêu SMART : theo từ viết tắt này, những mục tiêu cụ thể, có thể đạt được, thực tế và có thời hạn rõ ràng, dễ theo dõi cũng như dễ đo lường khi đạt được (hoặc không đạt được). Cho dù bạn có đạt được tất cả mục tiêu hay không, theo dõi SMART sẽ giúp bạn rút ra những bài học đúng đắn cho tương lai.

Để theo dõi hiệu quả tiến độ của nhóm bạn so với mục tiêu dự án, bạn cũng cần một nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất. Ví dụ, phần mềm đặt mục tiêu của Asana cho phép bạn đặt ra các mốc quan trọng và tạo báo cáo tiến độ, cùng nhiều chức năng khác. Nhờ đó, các thành viên trong nhóm của bạn sẽ có mọi thông tin theo ngữ cảnh cần thiết để thành công và có thể cộng tác từ xa để hoàn thành công việc.

5. Giao tiếp càng nhiều càng tốt

Phần lớn lỗi lầm của chúng ta là do vấn đề giao tiếp hơn là do hiệu suất kém. Là một trưởng nhóm, bạn cần biết cách giao tiếp hiệu quả để hoàn thành nhiệm vụ và nâng cao tinh thần của nhóm. Kể từ khi hình thức làm việc từ xa ra đời, giao tiếp công việc đã được mở rộng sang nhiều kênh hơn nữa.

Để hợp lý hóa việc giao tiếp trong những trường hợp này, hãy lập một kế hoạch giao tiếp nhóm : bạn sẽ xác định các kênh giao tiếp để sử dụng tùy thuộc vào tình huống. Một kế hoạch như vậy sẽ giải đáp mọi thắc mắc của đồng nghiệp về chiến lược truyền thông dự án..

Bạn nhất định phải hiểu cách thức giao tiếp diễn ra trong nhóm của mình, cả theo phương diện cá nhân lẫn tập thể. Để đánh giá hiệu quả của nó, hãy hỏi ý kiến ​​đồng nghiệp của bạn!

Cuộc phỏng vấn thường niên và các cuộc họp cá nhân khác là cơ hội lý tưởng để mở ra cuộc đối thoại với đồng nghiệp và xác định những lĩnh vực cần cải thiện.

6. Sử dụng tốt các công cụ cộng tác

Phần mềm cộng tác có thể giúp ích rất nhiều trong việc giúp nhóm của bạn cải thiện hiệu suất và trở nên năng suất hơn. Một ví dụ đơn giản: 80% người dùng Asana cho biết họ có thể thấy rõ hơn công việc và trách nhiệm của mọi người trong nhóm của mình.

Phần mềm bạn áp dụng sẽ cho phép nhóm của bạn xác định kế hoạch và quy trình, chưa kể đến việc theo dõi tiến độ công việc. Sau đây là một số lợi thế:

Một nền tảng tập trung dành riêng cho các nhiệm vụ chính, qua đó mọi người đều có thể nắm được tiến độ chung của dự án.

Toàn bộ nhóm có thể nhìn rõ hơn , nhờ đó mọi người đều hiểu lý do tại sao một nhiệm vụ nhất định phải được hoàn thành theo cách cụ thể hoặc trong một khung thời gian nhất định.

Quản lý thời gian tối ưu nhờ hợp lý hóa và tập trung công việc, với mục đích đưa các buổi thảo luận vào thực tiễn và đưa ra các khái niệm có cấu trúc nhanh hơn. Bằng cách này, bạn có thể dành toàn bộ năng lượng của mình vào việc tìm kiếm chất lượng, thay vì phải phân công nhiệm vụ cho từng người và giải thích thêm.

7. Thực hành lắng nghe tích cực

Trong lĩnh vực quản lý nhóm , nhiều người đánh giá thấp khả năng lắng nghe. Tuy nhiên, đây thực sự là kỹ năng cần thiết đối với bất kỳ nhà quản lý nào muốn tối đa hóa hiệu suất làm việc của nhóm mình. Có rất nhiều lợi ích chính, nhiều trong số đó đã được công nhận: giao tiếp hiệu quả hơn và cộng tác tốt hơn, đồng thời các đồng nghiệp cũng xây dựng được mối quan hệ bền chặt hơn và tin tưởng lẫn nhau hơn, đó chỉ là một vài ví dụ.

Sự lắng nghe này có thể mang tính đồng cảm, trân trọng, toàn diện hoặc mang tính phê phán. Để trở thành người quản lý giỏi, bạn cần tập trung vào một kiểu lắng nghe đồng cảm cụ thể: lắng nghe chủ động.

Lắng nghe tích cực nhằm mục đích lắng nghe tốt để hiểu đầy đủ những gì người khác đang nói. Để thực hành kiểu lắng nghe này, bạn cần gạt bỏ suy nghĩ hoặc phản ứng của riêng mình và giao tiếp với đồng nghiệp với mục tiêu là hiểu họ. Tránh mọi sự sao nhãng và không làm bất cứ việc gì khác cùng lúc; đặt những câu hỏi mở để hiểu rõ hơn những gì bạn đang được nghe; Diễn giải hoặc tóm tắt những gì đã nói để đảm bảo bạn hiểu đúng ý.

Khi đồng nghiệp trình bày vấn đề của họ với bạn, hãy diễn đạt lại những gì họ nói (“Nếu tôi hiểu đúng thì ý bạn là…”). Thông thường, tất cả những gì chúng ta cần làm là lắng nghe vấn đề của mình từ người khác để nhận ra rằng chúng ta đã biết giải pháp.”

—  Justin Rosenstein, đồng sáng lập Asana

Hãy rèn luyện khả năng lắng nghe tích cực và bạn sẽ có thể giải quyết xung đột tốt hơn . Bạn không chỉ có thể diễn giải lại và tóm tắt những gì đồng nghiệp đã nói mà còn có thể diễn đạt câu của mình ở ngôi thứ nhất để làm rõ rằng những gì bạn đang nói chỉ là sự phản ánh quan điểm của riêng bạn.

Ví dụ, hãy dùng câu “Tôi có cảm giác rằng phản hồi của tôi sáng nay không thuyết phục được bạn” thay vì câu “Bạn không lắng nghe tôi”.

8. Tin tưởng vào nhóm của bạn

Một yếu tố thiết yếu khác trong việc xây dựng văn hóa công ty vững mạnh : bạn phải tin tưởng nhóm của mình. Hiệu suất làm việc của nhóm bạn và nói chung là của công ty bạn có liên quan chặt chẽ đến văn hóa doanh nghiệp. Do đó, điều sau phải góp phần tạo động lực cho nhân viên của bạn và thuyết phục họ ở lại nhóm. Hơn nữa, tinh thần tốt hơn sẽ cải thiện sức khỏe của họ và khiến bạn làm việc hiệu quả hơn.

Để thể hiện sự tin tưởng của bạn với nhóm, hãy thử phân công trách nhiệm và áp dụng quy trình làm việc hợp tác. Hãy trao đổi với đồng nghiệp và hỏi họ nghĩ gì về dự án cũng như thành công của dự án, cũng như hiệu suất làm việc của bạn. Điều này sẽ cho họ biết rằng bạn quan tâm đến ý kiến ​​của họ và sẽ tin tưởng bạn hơn.

9. Hãy kiên quyết và bảo vệ lợi ích của nhóm bạn

Người quản lý cũng chịu trách nhiệm đưa ra mọi quyết định ảnh hưởng đến toàn bộ nhóm. Hãy cố gắng thông báo cho nhóm của bạn về quyết định càng sớm càng tốt, đặc biệt là khi chúng ảnh hưởng đến công việc của họ. Ngoài ra, hãy chuẩn bị giải thích quyết định của bạn cũng như bối cảnh xung quanh quyết định đó. Nhóm của bạn sẽ rất đánh giá cao sự minh bạch này và sẽ là nền tảng cho mối quan hệ tin cậy của bạn.

Người ngoài nhóm của bạn có phát hiện ra lỗi trong công việc của bạn không? Vì bạn có trách nhiệm giám sát công việc của nhóm mình nên bạn cần phải sẵn sàng để đảm nhiệm. Và nếu bạn cảm thấy công việc của mình đang bị chỉ trích một cách không công bằng hoặc người liên quan không có đủ bối cảnh cần thiết để đánh giá, bạn có trách nhiệm can thiệp.

Một người quản lý giỏi sẽ bảo vệ nhóm của mình. Nhiệm vụ của bạn là đại diện cho nhóm của mình và công việc của nhóm. Nếu mọi việc không diễn ra theo kế hoạch, sự hỗ trợ của bạn sẽ củng cố thêm mối quan hệ tin cậy giữa bạn và đồng nghiệp.

10. Hãy tự tin vào bản thân

Quản lý nhóm hiệu quả cũng đòi hỏi sự tự tin cao. Một người quản lý hành động một cách điềm tĩnh sẽ có ảnh hưởng tích cực đến nhóm của mình, những người sẽ có xu hướng noi theo tấm gương của người đó. Bạn mới vào nghề và vẫn còn thiếu kinh nghiệm? Đừng lo, đừng để điều đó ngăn cản bạn hoàn toàn tự tin vào quyết định và khả năng của mình!

Để xây dựng sự tự tin, hãy xác định điểm mạnh của mình và ghi nhớ những thành công của bạn. Nếu có lúc nào đó ngọn lửa đam mê của bạn bùng cháy, hãy nhớ lại những thành công trong quá khứ để lấy lại tinh thần. Ngoài ra, hãy thừa nhận khi bạn đang trải qua giai đoạn khó khăn… và khi đã vượt qua được những thử thách đó, hãy tự chúc mừng vì đã có được kinh nghiệm. Bạn sẽ có điều gì đó để tự hào khi nhìn lại trong tương lai.

Cho nhóm của bạn thấy rằng bạn tin tưởng vào khả năng của họ. Hãy ở bên cô ấy và tư vấn cho cô ấy nếu cần, nhưng đừng quên giao cho cô ấy những nhiệm vụ quan trọng để nhắc nhở cô ấy rằng bạn tin tưởng cô ấy đến mức nào. Sự tự tin này cũng sẽ có ảnh hưởng tuyệt vời đến tinh thần của nhóm bạn .

11. Dành thời gian tổ chức các hoạt động xây dựng nhóm

Quản lý đặc biệt sẽ mang lại kết quả đặc biệt! Tuy nhiên, đừng quên dành cho mình chút thời gian rảnh để vui chơi một chút.

Được tổ chức đều đặn, các hoạt động xây dựng nhóm không chỉ là cơ hội để vui chơi trong giờ giải lao. Họ cũng giúp tạo ra nhiều mối liên kết hơn giữa các đồng nghiệp. Làm cho ngày của họ trở nên vui vẻ hơn bằng cách đặt một vài câu hỏi phá băng trước cuộc họp hoặc lên kế hoạch dành riêng một ngày cho các hoạt động xây dựng nhóm. Bạn có thể tự mình thực hiện hoặc tìm kiếm lời khuyên từ chuyên gia, thậm chí tổ chức một chuyến đi chơi với nhóm của mình (ví dụ, cho họ tham gia hội thảo ngoài trời hoặc phòng thoát hiểm). Trong mọi trường hợp, sự gắn kết trong nhóm tốt hơn sẽ khuyến khích các đồng nghiệp của bạn hợp tác tốt hơn và tin tưởng lẫn nhau.

Và như bạn đã biết, một nhóm làm việc hiệu quả sẽ tạo ra kết quả tốt hơn.

Một nền tảng duy nhất cho tất cả các cuộc trao đổi nhóm của bạn

Mỗi người quản lý đều có phong cách riêng, điều này được phản ánh trong công việc hàng ngày của họ. Và đó là điều tốt! Nhưng nếu bạn muốn tạo nên sự khác biệt, bạn cần phát triển kỹ năng giao tiếp và biết cách phân công công việc, cũng như sử dụng đúng công cụ cộng tác để tự tổ chức.

Với phần mềm cộng tác chuyên dụng của chúng tôi, bạn có thể giao tiếp với nhóm của mình và sắp xếp hợp lý các nhiệm vụ, thời hạn và thông tin liên lạc ở cùng một nơi, cho dù bạn đang làm việc trực tiếp hay từ xa.