Trong thời đại ngày nay, tổ chức hội thảo là hoạt động quen thuộc của nhiều doanh nghiệp, đơn vị đào tạo, tổ chức cộng đồng hoặc cá nhân khởi nghiệp. Tuy nhiên, khi bắt đầu thuê phòng hội thảo – đặc biệt là lần đầu – không ít người cảm thấy lúng túng với các thủ tục cần chuẩn bị, trao đổi, xác nhận…Vậy làm sao để quá trình thuê phòng tổ chức hội thảo diễn ra nhanh gọn, rõ ràng và hiệu quả? Dưới đây là các thủ tục đơn giản – dễ thực hiện giúp bạn tiết kiệm thời gian, hạn chế phát sinh và đảm bảo sự kiện diễn ra đúng kế hoạch.

Xác định rõ nhu cầu tổ chức hội thảo

Trước khi liên hệ đơn vị cho thuê, bạn cần nắm rõ các thông tin cơ bản như:

• Thời gian tổ chức: ngày, khung giờ bắt đầu – kết thúc
• Số lượng khách mời dự kiến: để chọn phòng phù hợp (30 – 50 – 100 – 200 người…)
• Hình thức hội thảo: đào tạo nội bộ, chia sẻ chuyên đề, workshop, giới thiệu sản phẩm…
• Yêu cầu về thiết bị kỹ thuật: máy chiếu, âm thanh, bảng viết, livestream…
• Dịch vụ đi kèm mong muốn: teabreak, ăn nhẹ, in tài liệu, hỗ trợ MC…

Việc liệt kê rõ nhu cầu sẽ giúp bạn trao đổi chính xác với bên cung cấp và nhanh chóng được tư vấn gói phù hợp.

Tra cứu – lựa chọn đơn vị cho thuê phòng tổ chức hội thảo uy tín

Hiện nay tại Hà Nội có rất nhiều địa điểm cho thuê phòng hội thảo. Tuy nhiên, bạn nên ưu tiên những đơn vị:

• Có trang web rõ ràng, đầy đủ hình ảnh, mô tả từng loại phòng
• Có review tốt, được doanh nghiệp sử dụng nhiều
• Có báo giá minh bạch và linh hoạt theo giờ/buổi
• Hỗ trợ tư vấn nhanh, chuyên nghiệp, sẵn sàng cho bạn đến khảo sát

Gợi ý: Vplace – hệ thống hội trường & phòng hội thảo chuyên nghiệp tại Hà Nội – là một địa chỉ đáng tin cậy được nhiều đơn vị lựa chọn nhờ dịch vụ linh hoạt và chi phí hợp lý.

Khảo sát phòng thực tế hoặc xem ảnh/video setup

Trước khi đặt thuê, bạn nên:

• Xem hình ảnh không gian thật từ website, fanpage, Zalo
• Tham khảo sơ đồ setup phòng theo từng mô hình (lớp học, U-shape, nhóm thảo luận…)
• Đặt lịch khảo sát trực tiếp nếu bạn muốn kiểm tra ánh sáng, âm thanh, điều hòa, không gian check-in…

Một số đơn vị chuyên nghiệp như Vplace còn có gợi ý setup theo từng loại sự kiện để bạn dễ hình dung.

Đặt cọc giữ lịch & xác nhận dịch vụ

Sau khi chọn được phòng phù hợp, bước tiếp theo là:

• Xác nhận thông tin sự kiện: thời gian, số lượng người, setup phòng, yêu cầu kỹ thuật
• Đặt cọc giữ chỗ: thường dao động từ 30–50% tổng chi phí
• Ký xác nhận thỏa thuận thuê phòng (có thể là phiếu xác nhận dịch vụ hoặc hợp đồng tuỳ giá trị và đơn vị)
• Một số đơn vị có hỗ trợ thanh toán online, chuyển khoản, hoặc đến trực tiếp văn phòng. Nên giữ lại hóa đơn, phiếu cọc để dễ đối soát sau này.

 Chuẩn bị tài liệu, slide, tên khách mời (nếu cần)

Sau khi đã đặt chỗ thành công, bạn nên chuẩn bị thêm:

• Slide trình chiếu, video clip hoặc file âm thanh nếu cần chạy test
• Danh sách khách mời, bảng tên, tài liệu phát tay
• Thông tin in ấn: nếu cần in banner, backdrop, standee (có thể đặt trực tiếp tại đơn vị thuê phòng)

Gợi ý: Gửi trước các file trình chiếu cho kỹ thuật viên của địa điểm để kiểm tra trước buổi tổ chức, tránh lỗi phút chót.

Check-in – nhận hỗ trợ kỹ thuật trong ngày hội thảo

Thông thường, các đơn vị sẽ cho bạn vào setup trước 30 – 60 phút. Trong thời gian này bạn có thể:

Trang trí thêm không gian nếu muốn

• Bố trí nhân sự đón khách
• Cài đặt máy tính, kết nối thiết bị
• Test âm thanh, micro, trình chiếu
• Với các đơn vị như Vplace, luôn có kỹ thuật viên trực hỗ trợ mọi vấn đề về máy chiếu, âm thanh, kết nối mạng hoặc phát sinh trong quá trình tổ chức.

Thanh toán và nhận hóa đơn sau chương trình

Sau khi hội thảo kết thúc, bạn chỉ cần:

• Thanh toán phần chi phí còn lại
• Nhận hóa đơn, biên lai (nếu có yêu cầu xuất hóa đơn VAT)
• Gửi lại feedback/đánh giá nếu thấy hài lòng (nhiều nơi có ưu đãi giảm giá cho khách quay lại lần sau)

Tổng kết: 7 bước thủ tục thuê phòng hội thảo siêu đơn giản

Bước 1: Xác định rõ nhu cầu (thời gian, số lượng, dịch vụ)

Bước 2: Chọn đơn vị uy tín, có báo giá và hỗ trợ tốt

Bước 3: Xem hình ảnh/khảo sát thực tế không gian

Bước 4: Đặt cọc giữ lịch & xác nhận dịch vụ

Bước 5: Chuẩn bị tài liệu, thông tin sự kiện

Bước 6: Tổ chức – nhận hỗ trợ kỹ thuật tại chỗ

Bước 7: Thanh toán, nhận hóa đơn & phản hồi

 Lưu ý cuối cùng: Thủ tục càng đơn giản, bạn càng có nhiều thời gian tập trung vào nội dung hội thảo. Vì vậy, hãy chọn địa điểm chuyên nghiệp – linh hoạt – tận tâm, và đừng ngại trao đổi trước để được tư vấn kỹ càng.

Lời kết: Tại Vplace, chúng tôi hiểu rằng doanh nghiệp cần sự hỗ trợ nhanh, linh hoạt và chuyên nghiệp – từ không gian phòng hội thảo, thiết bị kỹ thuật, cho tới cách thức làm việc rõ ràng, minh bạch. Đó là lý do vì sao hàng trăm đơn vị đã tin tưởng lựa chọn Vplace như một người bạn đồng hành đáng tin cậy trong từng buổi hội thảo, tọa đàm hay đào tạo nội bộ. Nếu bạn đang cần tìm địa điểm tổ chức hội thảo với thủ tục đơn giản – chi phí hợp lý – hỗ trợ tận tâm, hãy để Vplace giúp bạn bắt đầu ngay từ hôm nay.

📌 VPLACE – Cho thuê hội trường trọn gói

🏠 Địa điểm chính cho thuê hội trường VPlace: 

🌟 Tầng 3&4, tòa nhà 25T2_N05, đường Nguyễn Thị Thập, P Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội

🌟 Tầng 3, tòa nhà 29T2_N05, đường Hoàng Đạo Thúy, P Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội

🌟 Tầng 11, tòa nhà VG, ngõ 235 Nguyễn Trãi, Thanh Xuân, Hà Nội

… Và các hội trường tại Quận trung tâm TP. Hà Nội: Thanh Xuân, Hà Đông, Đống Đa, Ba Đình, Hoàng Mai.

📞  Hotline trực 24/24: 035.381.3388 – 0986.301.063 – 0902.242.996 – 0912.527.631 

✉ Email: Vplace.vn@gmail.com

🌐 Website: https://vplace.vn/

📌 Mạng xã hội của Vplace

👉 Facebook: https://www.facebook.com/vplace.pg

👉 Twitter: https://twitter.com/hoitruongvplace

👉 Instagram: https://www.instagram.com/vplace.vn/

👉 Pinterest: https://www.pinterest.com/vnvplace/

👉Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCWALKGG-I_sBla2E0X1pKKw

👉 Linkedin: https://www.linkedin.com/today/author/hoi-truong-vplace/