Đến thời điểm này, có lẽ bạn đã sử dụng AI để giảm bớt khối lượng công việc theo cách này hay cách khác. Nhưng liệu bạn có thực sự khai thác hết khả năng của nó như một trợ lý hay chưa?

Cách đây vài tháng, tôi bị “mắc kẹt” khi viết một email. Chúng tôi sắp phải thông báo việc trì hoãn ra mắt một sản phẩm mới của Jotform, và tôi cần giải thích lý do một cách trung thực, lạc quan và rõ ràng. Không quá kiểu công ty. Cũng không quá suồng sã. Tôi đã viết lại phần mở đầu đến năm lần mà vẫn không thấy ổn.

Vì bực mình hơn là có chiến lược gì rõ ràng, tôi mở trợ lý AI của mình và gõ: “Bạn có thể giúp tôi viết một email toàn công ty về việc trì hoãn sản phẩm, sao cho minh bạch, trấn an và giữ cho đội ngũ vẫn có động lực cho chặng đường tiếp theo không?”

Phản hồi nhận được thật bất ngờ – khá ổn. Chưa đủ để gửi đi ngay, nhưng đủ tốt để tôi có thể tiếp tục. Sau đó, tôi thử thêm một điều nữa: “Viết lại cái này như thể bạn là một quản lý sản phẩm đang nói chuyện với những người dùng trung thành.” Rồi lại tiếp tục: “Giờ hãy rút gọn nó thành một email.” Đột nhiên, tôi không còn bị mắc kẹt nữa — tôi có lựa chọn, có sự thay đổi tông giọng và vô số ý tưởng. Tôi không còn làm việc một mình. Tôi có một người đồng hành.

Thay đổi cách nhìn nhận của bạn

Các mô hình ngôn ngữ lớn (LLMs) như ChatGPT đã trở nên phổ biến trong vài năm qua, và ngay cả những người không rành công nghệ nhất trong chúng ta cũng đã từng thử dùng.

Theo Harvard Business Review, việc sử dụng GPT phổ biến nhất hiện nay là để “hỗ trợ cá nhân và công việc”, đánh dấu một sự chuyển dịch rõ rệt so với năm ngoái, khi nhóm sử dụng chủ yếu vẫn là “hỗ trợ kỹ thuật và xử lý sự cố”. Trong năm 2024, người dùng đã bắt đầu dựa vào AI để làm những việc như tạo ý tưởng và tra cứu câu trả lời cho các câu hỏi cụ thể. Mối quan hệ giữa họ và AI đã thay đổi — không còn xem nó chỉ là công cụ nữa, mà như một đồng đội thực thụ.

Sự tiến hóa này là then chốt. Càng nhân hóa AI — không phải theo kiểu viễn tưởng, mà theo nghĩa thực tế, hợp tác — chúng ta càng có thể khai thác nó hiệu quả hơn. Hiện tại, tôi dùng AI để xử lý nhiều đầu việc, giao cho nó các vai trò dựa trên nhu cầu cụ thể: Nếu tôi cần thu thập số liệu hoặc tóm tắt bài viết, tôi bảo nó vào vai trợ lý nghiên cứu. Nếu tôi muốn kiểm tra nội dung bản nháp khung sản phẩm, tôi yêu cầu nó đóng vai nhà thiết kế trải nghiệm người dùng (UX). Nếu tôi đang chỉnh sửa bản thuyết trình hay chiến lược, tôi nhờ nó đóng vai một nhà đầu tư hoặc thành viên hội đồng quản trị, để có thể kiểm tra tính thuyết phục trước khi trình bày với đối tượng thật.

Bạn càng có chủ đích trong việc “giao vai” cho trợ lý AI của mình, thì nó càng mang lại giá trị — không chỉ là một công cụ hỗ trợ, mà như một phần mở rộng thực sự của tư duy bạn.

Tối ưu hóa cách đặt lệnh (prompt)

AI không phải là phép thuật — nó chỉ phản hồi theo những gì bạn đưa ra. Câu lệnh mơ hồ sẽ cho ra câu trả lời mơ hồ. Nhưng nếu bạn hướng dẫn rõ ràng, bao gồm giọng điệu, cấu trúc và phong cách mong muốn, bạn sẽ nhận được kết quả mạnh mẽ hơn nhiều.

Ví dụ, bạn muốn viết một bài blog giới thiệu tính năng hoặc sản phẩm mới. Đừng chỉ nói, “Viết cho tôi một bài blog.” Hãy cụ thể hơn:

“Bạn là CEO của một công ty công nghệ vừa ra mắt [chèn tên sản phẩm và mô tả]. Viết một bài blog dài 300–500 từ mô tả chính xác các tính năng của sản phẩm, nêu bật các điểm quan trọng và giải thích cho người dùng biết sản phẩm này sẽ cải thiện công việc hàng ngày của họ như thế nào. Giọng điệu cần tự tin, hào hứng và phù hợp với phong cách thương hiệu công ty [ví dụ dưới đây].”

Tôi thấy cách hiệu quả nhất là xem việc tạo prompt giống như quản lý một nhân viên mới vào nghề. Đừng bỏ luôn bản nháp đầu tiên — hãy phản hồi: “Làm cho đoạn này bớt kỹ thuật hơn”, “Thêm một ví dụ thực tế”, hoặc “Hãy làm đoạn mở đầu hấp dẫn hơn.” Câu lệnh và phần chỉnh sửa càng cụ thể thì kết quả cuối cùng càng tốt.

Tích hợp AI vào quy trình làm việc của bạn

Một trong những cơ hội bị bỏ lỡ lớn nhất của những người chỉ “dạo chơi” với AI là sử dụng nó một cách rời rạc, thay vì tích hợp có hệ thống. Chỉ cần bạn đầu tư một chút thời gian ban đầu, AI có thể giúp đơn giản hóa gần như mọi khía cạnh trong quy trình làm việc hằng ngày của bạn.

Ngày nay, ngay cả những người không biết gì về lập trình cũng có thể dễ dàng xây dựng các trợ lý AI tùy chỉnh để giảm tải các công việc lặp đi lặp lại. Từ “Project” của Claude đến “Gem” của Gemini, các nền tảng này cho phép người dùng lưu trữ dữ liệu như hướng dẫn chi tiết và quy chuẩn về giọng điệu, giúp bạn không phải viết đi viết lại cùng một lệnh (prompt) nhiều lần.

Ví dụ, tôi đã tạo ra một trợ lý lên lịch và email giúp tôi sắp xếp hộp thư đến và chuẩn bị nội dung theo dõi sau các cuộc họp. Trợ lý này đã được “nạp” sẵn các mẫu email trước đó, hiểu rõ phong cách diễn đạt ưa thích của tôi và có thể nhanh chóng soạn các phản hồi phù hợp với ngữ cảnh, hoặc gửi bản tóm tắt cuộc họp kèm theo các việc cần làm. Vì được huấn luyện dựa trên cách tôi thường giao tiếp và ưu tiên công việc, nó không còn giống một chatbot mà giống như một trợ lý cá nhân cực kỳ linh hoạt và phản hồi nhanh.

Lời khuyên của tôi? Hãy bắt đầu từ việc nhỏ. Chọn một tác vụ lặp lại — thứ gì đó đơn giản nhưng tốn thời gian — và giao cho trợ lý AI của bạn. Thiết lập một cấu trúc rõ ràng, thử nghiệm và đưa phản hồi trong quá trình sử dụng. Không lâu sau, những trợ lý tự động này sẽ bắt đầu giống như những thành viên vô hình trong đội ngũ của bạn, âm thầm hoạt động phía sau hậu trường để giúp bạn tập trung vào những điều thực sự quan trọng.

(Trích: Aytekin Tank – Entrepreneur)