Nghi thức công ty đại diện cho loại hành vi được mong đợi ở các thành viên trong nhóm nhằm bảo vệ hình ảnh công ty và khuyến khích sự tôn trọng. Văn hóa doanh nghiệp ngày nay không còn mang tính trang trọng như trước nữa, nhưng vẫn quan trọng khi phải tuân theo một số quy tắc lịch sự chung. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ định nghĩa về phép xã giao trong kinh doanh và đề cập một số quy tắc cơ bản để giúp bạn bắt đầu với khái niệm này.

Không phải tất cả chuyên gia kinh doanh đều có cùng yêu cầu về giao tiếp bằng mắt, ngôn ngữ cơ thể, quy định về trang phục và cách cư xử trên bàn ăn, cùng nhiều thứ khác. Nhiều công ty hiện nay có văn hóa thoải mái hơn, nhưng việc nắm vững phép xã giao trong công ty có thể tạo nên sự khác biệt. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ định nghĩa về phép xã giao trong kinh doanh và đề cập một số quy tắc cơ bản để giúp bạn bắt đầu với khái niệm này.

Nghi thức kinh doanh là gì?

Nghi thức kinh doanh là loại hành vi mà các thành viên trong nhóm phải tuân theo để duy trì hình ảnh công ty và thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau. Điều này phụ thuộc vào văn hóa công ty, nhưng tinh thần đoàn kết có thể nảy sinh khi mọi người đều hiểu và tuân theo một bộ tiêu chuẩn rõ ràng.

Nghi thức kinh doanh có thể bằng lời nói hoặc phi lời nói. Tuy nhiên, các thành viên trong nhóm thường sẽ thống nhất về các quy tắc cơ bản cần tuân theo để tạo nên hình ảnh đoàn kết. Hơn nữa, việc tuân thủ một số nghi thức xã giao của công ty sẽ thúc đẩy giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc.

5 nguyên tắc cơ bản của phép xã giao trong kinh doanh là gì?

Những nguyên tắc cơ bản trong phép xã giao kinh doanh có sự khác nhau giữa các nền văn hóa. Thật không dễ để hiểu họ khi bạn làm việc cho một công ty có nền văn hóa khác với nơi bạn lớn lên. Tuy nhiên, có một số quy tắc chung mà bạn có thể tuân theo khi tìm hiểu về động lực nhóm và chuẩn mực làm việc nhóm của công ty mình.

Việc tuân thủ năm quy tắc lịch sự trong kinh doanh này sẽ giúp bạn tạo được ấn tượng tốt và thể hiện sự tôn trọng với các thành viên trong nhóm.

1. Đúng giờ

Cho dù là phỏng vấn hay họp thường ngày , việc đúng giờ trong môi trường chuyên nghiệp thể hiện sự tôn trọng lịch trình của mọi người. Nếu đây không phải là điều bạn quan tâm trước đây, hãy xem lại một số mẹo quản lý thời gian để luôn ngăn nắp và nắm rõ danh sách việc cần làm .

Tuy nhiên, khái niệm đúng giờ có thể tùy thuộc vào một số sắc thái: ở một số nền văn hóa, việc đến muộn một chút trong mọi việc là điều bình thường. Khi còn nghi ngờ, hãy đến đúng giờ và điều chỉnh cho phù hợp.

2. Chào hỏi và chú ý đến nhóm của bạn

Sự công nhận từ người khác là điều cần thiết trong môi trường làm việc, dù chính thức hay không chính thức. Khi có người bước vào phòng trong bữa tối hoặc cuộc họp kinh doanh, hãy chào họ đúng cách bằng cách bắt tay hoặc theo phong tục địa phương.

Quy tắc này cũng áp dụng nếu bạn làm việc từ xa và tham gia các cuộc họp Zoom hàng ngày. Bạn không cần phải xuất hiện trước camera trong mọi cuộc họp, nhưng hãy thoải mái lên tiếng và dành thời gian chào hỏi các thành viên trong nhóm của bạn. Bằng cách này, đồng nghiệp của bạn sẽ biết rằng bạn đang lắng nghe và sẽ cảm thấy sự hiện diện của họ được trân trọng.

3. Ăn mặc phù hợp

Trang phục phù hợp là một khái niệm chủ quan: nó sẽ khác nhau khi nhìn trực tiếp và từ xa. Một số công ty nơi nhân viên làm việc trực tiếp hàng ngày yêu cầu tuân thủ quy định về trang phục do phải dành nhiều thời gian tiếp xúc với các bên liên quan và khách hàng. Những người khác ủng hộ hình thức làm việc kết hợp thì khuyến khích các thành viên trong nhóm ăn mặc giản dị để thoải mái và tăng năng suất .

Bạn không biết nên mặc gì? Hãy hỏi người quản lý hoặc giám sát của bạn để được tư vấn. Mọi người đều có những băn khoăn trước khi bắt đầu một công việc mới, nhưng đừng ngần ngại gửi một email nhanh trước ngày đầu tiên đi làm để tìm hiểu thêm về các quy định của văn phòng.

4. Tôn trọng khu vực chung

Đôi khi làm việc từ xa không có nghĩa là bạn không cần phải thỉnh thoảng ghé qua văn phòng hoặc chia sẻ không gian ảo với các thành viên trong nhóm. Trong văn phòng, các khu vực chung thường bao gồm nhà bếp, phòng vệ sinh, phòng in ấn, phòng photocopy và khu vực giải lao. Đối với không gian ảo, đây có thể là các thư mục trên Google Drive hoặc phần mềm quản lý dự án .

Cách bạn xử lý những khu vực chung này sẽ nói lên rất nhiều về tính chuyên nghiệp của bạn. Do đó, điều quan trọng là phải dán nhãn mọi thứ một cách chính xác, sắp xếp mọi thứ ngăn nắp và tôn trọng những người dùng khác trong không gian này. Nghi thức công ty cũng được áp dụng ở đây, cho dù đó là việc dọn dẹp sau khi sử dụng hay tuân thủ các quy trình trực tuyến của công ty.

5. Phát triển trí tuệ cảm xúc của bạn

Trí tuệ cảm xúc là khả năng nhận biết, điều chỉnh và hiểu được cảm xúc của mình; của chúng ta cũng như của người khác. Trí tuệ cảm xúc cao giúp bạn phát triển sự đồng cảm với các thành viên trong nhóm và vượt qua xung đột. Mặc dù không phải là quy tắc cụ thể trong phép xã giao trong kinh doanh, nhưng việc thể hiện trí tuệ cảm xúc sẽ giúp ích cho bạn tại nơi làm việc, bất kể bạn gặp phải xung đột nào.

Ví dụ, giả sử nhiệm vụ của bạn bị chậm tiến độ và quản lý đột nhiên giao cho bạn một dự án lớn, cấp bách. Bằng cách thể hiện trí tuệ cảm xúc, bạn sẽ có thể thảo luận với anh ấy để hiểu rõ hơn về mức độ ưu tiên tương đối của công việc này. Nếu bạn đang chậm tiến độ công việc, bạn có thể bày tỏ mối lo ngại về việc làm việc quá sức và cùng nhau tìm giải pháp ưu tiên thực hiện một số nhiệm vụ nhất định trước những nhiệm vụ khác hoặc phân công những nhiệm vụ ít quan trọng hơn.

Nghi thức kinh doanh cho các nhóm làm việc từ xa

Định nghĩa và thực hành nghi thức doanh nghiệp đã có những thay đổi do các nhóm dần chuyển sang làm việc từ xa . Khi gặp trực tiếp, bạn cần ăn mặc phù hợp và bắt tay người đối thoại một cách chắc chắn và lịch sự. Tuy nhiên, khi làm việc từ xa , điều quan trọng là phải biết phép xã giao khi giao tiếp qua email, điện thoại hoặc hội nghị truyền hình.

Quy tắc giao tiếp qua email và nhóm

Việc soạn email hoặc giao tiếp với nhóm của bạn thông qua các công cụ như Slack hoặc Asana có vẻ đơn giản. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải phân biệt giữa giao tiếp trực tuyến chuyên nghiệp và giao tiếp trực tuyến cá nhân. Hãy cân nhắc những mẹo sau đây để có cách ứng xử phù hợp khi gửi email và tương tác trực tuyến:

Đọc lại một cách có hệ thống: Đọc lại email là một hành động thiết yếu và bắt buộc. Nền tảng quản lý dự án hoặc email của bạn có thể có công cụ hiệu đính tích hợp, nhưng bạn vẫn nên đọc lại email trước khi gửi để phòng trường hợp cần thiết.

Hành xử lịch sự và chuyên nghiệp: Ngay cả khi bạn không nói chuyện trực tiếp với người nhận email, giọng điệu của bạn vẫn sẽ được thể hiện qua lời nói. Do đó, điều quan trọng là phải lịch sự và chuyên nghiệp trong bài viết. Ví dụ, bạn có thể sử dụng cụm từ động như: “Tôi hy vọng bạn… Cảm ơn vì… Một lời nhắc nhở nhỏ… Vui lòng đừng ngần ngại liên hệ với tôi… Tôi mong nhận được hồi âm từ bạn…”

Phản hồi kịp thời: Bạn hiếm khi được thành viên nhóm hoặc khách hàng liên hệ mà không có lý do. Tuân thủ đúng quy tắc giao tiếp trong email và nhóm có nghĩa là phản hồi người khác kịp thời, bao gồm cả việc thiết lập phản hồi tự động khi vắng mặt. Bạn không cần phải trả lời email trong vòng một phút, nhưng hãy cố gắng giải quyết chúng trong vòng một hoặc hai ngày.

Viết email ngắn gọn và súc tích: Viết email ngắn gọn sẽ giúp bạn truyền tải thông điệp đến người nhận và tiết kiệm thời gian cho họ. Người nhận có thể sẽ không thể phản hồi theo cách mong đợi nếu chủ đề tin nhắn của bạn nằm trong một email dài dòng.

Cho dù là email hay nội dung trực tuyến, đừng bao giờ quên bạn đang nói chuyện với ai. Ví dụ, bạn có thể viết theo phong cách không chính thức khi tương tác với đồng nghiệp trên Asana hoặc Slack, trong khi sử dụng giọng điệu trang trọng hơn khi gửi email cho khách hàng.

Trên điện thoại

Cuộc gọi điện thoại chiếm phần lớn trong giao tiếp kinh doanh. Khi bạn nói chuyện điện thoại với khách hàng hoặc đối tác kinh doanh, hãy ghi nhớ những quy tắc sau để tránh mọi lỗi sai:

Đừng gọi điện mà không báo trước: Mọi người đều có lịch trình phải tuân theo, cho dù đó là để tiếp tục thực hiện một dự án có thời gian gấp hay để ưu tiên khối lượng công việc lớn. Khi bạn cần gọi điện cho ai đó, hãy gửi email cho họ trước để lên lịch cuộc gọi. Gọi điện mà không báo trước có thể bị coi là thô lỗ, vì đôi khi người bạn gọi chưa sẵn sàng nói chuyện với bạn.

Nói chuyện lịch sự và rõ ràng: Điều quan trọng là không được bỏ qua tông giọng trong các cuộc gọi chuyên nghiệp. Duy trì giọng điệu lịch sự khi bạn nói chuyện với các thành viên trong nhóm hay khách hàng, nhưng cũng phải chú ý đến âm lượng và độ rõ ràng của lời nói. Nếu bạn nói quá to hoặc lẩm bẩm trong khi gọi điện, người kia có thể hiểu sai thông điệp của bạn. Giọng điệu và cách nói chuyện có thể thay đổi tùy theo văn hóa, do đó hiểu biết về văn hóa là điều cần thiết khi giao tiếp qua điện thoại.

Trả lời tin nhắn nhanh chóng: Giống như email, đừng đợi quá lâu để trả lời thư thoại. Bạn cũng có thể nhận được email từ các thành viên trong nhóm hoặc khách hàng để lên lịch cuộc gọi. Trả lời họ sớm nhất có thể, cung cấp cho họ một khoảng thời gian dựa trên thời gian rảnh của bạn.

Ghi âm tin nhắn trả lời tự động chuyên nghiệp: Đây là quy tắc ứng xử tốt cần tuân theo khi bạn không có mặt. Điều này cho người khác biết bạn là ai, bạn đang làm gì và lý do bạn không có mặt. Sau đó, họ có thể để lại tin nhắn giải thích lý do họ gọi điện cho bạn.

Bằng hội nghị truyền hình

Hội nghị truyền hình là cách phổ biến để các nhóm làm việc từ xa tương tác. Phương pháp giao tiếp này cho phép bạn nói chuyện trực tiếp và truyền hình trực tiếp với nhiều thành viên trong nhóm của bạn. Tuy nhiên, có một số quy tắc lịch sự được áp dụng:

Tắt micrô của bạn: Một trong những nhược điểm lớn nhất mà các thành viên trong nhóm gặp phải trong các cuộc gọi video chắc chắn là tiếng ồn nền phát ra từ micrô của những người không nói. Giải pháp cho vấn đề này rất đơn giản: tắt micrô khi bạn không nói. Nhờ đó, sự im lặng được đảm bảo và người nói được hưởng lợi từ sự chú ý hoàn toàn của căn phòng ảo.

Tỏ ra tích cực: Trong cuộc gọi hội nghị truyền hình, đồng nghiệp của bạn có thể thấy cách bạn tương tác phi ngôn ngữ với người nói. Nếu bạn nhìn xuống hoặc ngồi quá hờ hững, những người tham gia khác có thể nghĩ rằng bạn không quan tâm đến cuộc thảo luận hiện tại. Ngồi thẳng lưng, tỏ ra tỉnh táo và sử dụng giao tiếp phi ngôn ngữ để cho người nói biết rằng bạn đang tập trung và chú ý.

Không ngắt lời người khác: Việc ngắt lời ai đó trong cuộc gọi hội nghị truyền hình có thể gây mất tập trung nghiêm trọng. Vì kết nối đôi khi không theo kịp khi nhiều người nói cùng một lúc, những gián đoạn này có thể gây ra độ trễ và khiến người tham gia bối rối.

Ăn mặc phù hợp: Trong các cuộc gọi video, chỉ có phần thân trên của bạn xuất hiện trên màn hình, nhưng việc ăn mặc phù hợp vẫn rất quan trọng. Vì vậy, trang phục của bạn trong những cuộc gọi này phải tuân thủ quy định về trang phục của công ty. Ngoài ra, hãy chú ý đến vấn đề vệ sinh cá nhân khi được quay phim.

Làm việc từ xa làm giảm khả năng tương tác trực tiếp với các thành viên trong nhóm và khách hàng. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng trao đổi ảo cũng để lại ấn tượng lâu dài theo thời gian. Khi còn nghi ngờ, hãy tiếp cận những tương tác này theo cách tương tự như khi bạn gặp mặt trực tiếp, về mặt phép xã giao và sự chú ý.

Nghi thức kinh doanh, điều kiện tiên quyết cho mọi giao tiếp nhóm tốt

Mục tiêu của nghi thức công ty là phản ánh sự đoàn kết trong công ty, khuyến khích sự tôn trọng lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm và cải thiện giao tiếp tại nơi làm việc. Không có bí mật nào cả: các nhóm làm việc hiệu quả hơn khi họ giao tiếp hiệu quả.

Tuy nhiên, giao tiếp hiệu quả không chỉ có vậy: bạn có thể sử dụng phần mềm để giúp nhóm của mình làm việc cùng nhau nhằm đáp ứng thời hạn và đạt được mục tiêu. Phần mềm giao tiếp nhóm có thể tạo điều kiện thuận lợi và cải thiện giao tiếp, đồng thời đảm bảo mọi người đều có thông tin phù hợp vào đúng thời điểm.